305-9/2021/BFL
BUDAPEST FŐVÁROS LEVÉLTÁRA
Kutatási szabályzata
egységes szerkezetbe foglalt szöveg
(hatályos 2021. november 24-től)
2021
Budapest Főváros Levéltára (a továbbiakban: BFL) főigazgatója A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015 (V. 27.) EMMI rendelet (a továbbiakban: Rendelet) 43. §-a alapján a BFL által őrzött iratanyagban történő kutatást a következők szerint szabályozza.
I. A SZABÁLYZAT HATÁLYA
I.1. A szabályzat hatálya
(1) Jelen szabályzat hatálya kiterjed a BFL-ben látogatói jegyet kiváltott (beiratkozott) és a BFL által őrzött iratanyagban kutatást végző személyekre (a továbbiakban kutató), valamint a BFL-lel jogviszonyban álló munkavállalókra.
(2) A BFL által őrzött iratanyagban kutatásra jogosult minden természetes személy, aki kötelezi magát a levéltári anyag kutatására vonatkozó szabályok betartására. Kiskorú személy a gondviselő által aláírt felelősségvállalási nyilatkozat leadása után jogosult a kutatásra. A felelősségvállalási nyilatkozatot a szabályzat 5. számú melléklete tartalmazza.
II. KUTATÁS A LEVÉLTÁRI ANYAGBAN
II.1. A kutatás módja és helyszíne
(1) Beiratkozás és regisztráció nélkül, bárki számára szabadon kutathatók a BFL honlapján és más internetes felületeken elektronikusan közzétett segédletek és iratok.
(2) A beiratkozott és az Elektronikus Levéltári Portálon (a továbbiakban ELP) regisztrált kutatók kérhetik az elektronikusan nem publikált segédletek és iratok elektronikus úton történő kutatásának lehetőségét az ELP-n létrehozott kutatói fiókjukban található tárhelyen vagy ügyfélkapun keresztül elérhető tárhelyükön. Az elektronikus úton történő kutatás megvalósításához szükséges másolatkészítés költségei a kutatót terhelik jelen szabályzat 7. számú mellékletében foglalt díjszabás szerint.
(3) A BFL egyéb esetekben a kutatótermében biztosítja a kutatók számára a kutatás lehetőségét.
(4) A kutatóterem nyitvatartása:
a) normál munkarendben:
hétfő és szerda: 9.00-tól 16.00-ig,
kedd és csütörtök: 10.00-től 16.00-ig,
péntek: zárva.
b) ügyeleti munkarendben:
kedd és csütörtök: 16.00-tól 19.00-ig.
c) Ügyeleti idő alatt a BFL nem tudja biztosítani a referenssel való konzultációt.
d) A kutatóterem minden év augusztusában és a karácsonyi időszakban zárva tart. A zárvatartás adott évi pontos időtartamáról a BFL a kutatóteremben és a honlapján tájékoztatást helyez el.
II.2. A beiratkozás
(1) A BFL az őrizetében lévő levéltári anyagban kutatást végző személy részére – a kutatás megkezdése előtt – az elektronikus levéltári nyilvántartó rendszerben látogatói jegyet állít ki. A látogatói jegy az adott naptári év végéig érvényes. A látogatói jegy megújítását a kutató az ELP-n keresztül is kezdeményezheti.
(2) Csoportos vagy kísérővel (pl. tolmács) történő kutatás esetén a csoport minden tagja, illetve a kísérő személy is köteles beiratkozni és betartani a kutatásra vonatkozó szabályokat. Azon levéltári anyag esetében, amely megtekintéséhez támogató állásfoglalás, beleegyező nyilatkozat szükséges, a csoport minden tagjának vagy a kísérő személynek is rendelkeznie kell ezen dokumentumokkal a kikért levéltári irategyüttesbe történő betekintéshez.
(3) A látogatói jegy kiállításának előfeltétele a kutatói adatlap kitöltése és az adatvédelmi szabályok betartására vonatkozó kutatói nyilatkozat megtétele. A kutatói adatlapon a BFL nyilvántartásba veszi a kutató személyazonosságának megállapításához szükséges személyes adatait, valamint a tervezett levéltári kutatás tárgyára vonatkozó tájékoztató adatokat. A kutatói adatlapot a szabályzat 1. számú melléklete, az adatvédelmi szabályok betartására vonatkozó kutatói nyilatkozatot pedig 4. számú melléklete tartalmazza.
(4) A kutatói adatlap kitöltése történhet
a) papíralapon a kutatóteremben vagy
b) elektronikusan az ELP-n történt regisztrációt követően az ELP felületén online.
(5) Az ELP-n keresztül regisztrált kutató a látogatói jegy kiállítása és a kutatás megkezdése előtt köteles személyes adatait egyeztetni és kitöltött kutatói adatlapját aláírni a kutatóteremben. A kutatói adatlap – a személyes megjelenés mellőzésével – elektronikus aláírás-sal ellátva (AVDH) is beküldhető. Az ügyfélkapun keresztül történő azonosítással regisztrált kutató az adategyeztetés alól mentesül.
(6) A BFL a kutató személyes adatainak védelméről Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) és az Európai Parlament és a Tanács a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló 2016/679 (IV. 27.) rendelete (a továbbiakban: GDPR rendelet) rendelkezései szerint gondoskodik. A kutatószolgálat munkatársa az adatlap kitöltésekor felhívja a kutató figyelmét a BFL Kutatószolgálati adatkezelési tájékoztatójára, amely a kutatóteremben és a honlapon tanulmányozható.
(7) A kutatói adatlap kitöltését és az adategyeztetést követően a kutatószolgálat munkatársa kiállítja a látogatói jegyet. A papíralapon is kiadott látogatói jegyet a kutató köteles minden kutatási alkalommal magával hozni és a kutatófelügyelőnek a munka megkezdése előtt átadni. A látogatói jegy mintáját a szabályzat 2. számú melléklete tartalmazza.
(8) A kutatószolgálat munkatársa a látogatói jegy kiállításakor felhívja a kutató figyelmét A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) és a Rendelet kutatásra vonatkozó szabályaira, jelen szabályzat tartalmára, valamint az adatkezeléssel, adatvédelemmel kapcsolatos szabályokra. A kutatásra vonatkozó jogszabályok és jelen szabályzat a kutatóteremben nyomtatott formában is elhelyezésre kerülnek, valamint a Levéltár honlapján is elérhetőek.
(9) A látogatói jegy kiállítását a főigazgató a Rendeletben foglalt esetekben írásbeli indoklással megtagadhatja.
II.3. A kutatás menete
(1) A kutató a kutatóteremben történő minden kutatási alkalommal a kutatás megkezdése előtt a kutatói naplóba feljegyzi a nevét, a kutatás dátumát és látogatói jegyének számát, a kutatói napló bejegyzését aláírásával hitelesíti.
(2) Látogatói jegy birtokában a kutató rendelkezésére kell bocsátani mindazokat az iratokat, amelyek az Ltv. és az Infotv., illetve más hatályos jogszabályok vonatkozó részei alapján kutathatók.
(3) A kutatószolgálat munkatársa a kutatás témájának ismeretében megadja a kutatónak az anyagra vonatkozó mindazon felvilágosítást, amely a kutatás megkezdésekor szükséges. Ennek keretében
a) a kutató rendelkezésére bocsátja mindazokat a nyilvános segédleteket, amelyek segítik a kutatás témáját érintő iratanyagban való tájékozódást, ismeretszerzést;
b) igény (szükség) esetén további felvilágosításért a kutatót a témájához kapcsolódó iratanyag referenséhez irányítja.
(4) A kutató a kutatószolgálat munkatársának tájékoztatása, illetve a segédletek áttekintése után leadja a kérését. Kutatási kérés személyesen vagy az ELP-n keresztül adható le. Amennyiben a kutató a kérését személyesen adja le, őrjegy kitöltésével teheti meg, amelyen feltünteti az általa kutatásra kért iratanyag pontos levéltári jelzetét. A kérőlap mintáját a szabályzat 8., az őrjegy mintáját a 9. számú melléklete tartalmazza.
(5) A kutató egy időben összesen 20 kérést adhat le. Új kérés leadására a kutatónak csak abban az esetben van lehetősége, ha a korábban kikért iratanyagot véglegesen visszaadta a kutatószolgálati munkatársaknak. A BFL a kutatóterem átmeneti raktárában egy kutató számára legfeljebb húsz kérési eset tárolását biztosítja és a tárolt iratanyag terjedelme kutatónként nem haladhatja meg a 0,5 iratfolyómétert.
(6) A kiadott és kikérhető iratanyag összes mennyisége egyidejűleg nem haladhatja meg:
a) a raktári egységenként kiadható iratanyagnál
aa) dobozok esetében a 4 dobozt,
ab) kötetek esetében a 10 kötetet,
ac) mikrofilmek esetében a 10 tekercset;
b) az ügyiratszámonként kikért anyag esetében – amennyiben azok összterjedelme nem éri el a 0,5 iratfolyómétert –
ba) a 20 ügyiratot
bb) a XV.17.d.329 (Építési ügyosztályok tervtára) irategyüttesből az öt helyrajzi számhoz tartozó tételt.
(7) Az ELP-n regisztrált kutató a kéréseit az ELP-n keresztül is benyújthatja. Ebben az esetben az őrjegyet a kikért a kutatószolgálat munkatársa tölti ki. Az ELP-n nem regisztrált kutatók részére a BFL nem tud elektronikus úton történő iratigénylést biztosítani. Az elektronikusan kikért iratanyag átvételére, illetve a kutatás megkezdésére a II.2. (5) bekezdés szerinti beiratkozás után van mód.
(8) Az ELP-n keresztül kikért iratanyag mennyisége sem haladhatja meg az II.3. (5) és (6) bekezdésben meghatározott mennyiséget, abban az esetben sem, ha arra a használt internetes felület egyébként lehetőséget ad. A kutató az ELP felületén tudja nyomon követni a kérés státuszának és a kiadás várható időpontjának változásait. A kutatószolgálat munkatársa elektronikus válaszlevélben értesíti a kutatót a kérés esetleges pontosításával kapcsolatos teendőkről.
(9) A hiányos, pontatlan vagy téves jelzet következtében nem vagy tévesen teljesített kérésért a BFL felelősséget nem vállal. A kutatószolgálat munkatársai csak pontos jelzettel leadott elektronikus kérést iktatnak.
(10) Az elektronikus úton közzétett, illetve biztonsági filmen lévő vagy digitalizált állomány eredetiben nem kutatható. Indokolt esetben a kutató írásbeli kérésére a referens és az illetékes főosztályvezető véleménye alapján a tudományos–szakmai főigazgató-helyettes engedélyezheti az eredeti iratok kutatását.
(11) A kutatásra kikért anyagot – a kikérés módjától függetlenül – a BFL általános szabályként a kérés beadását követő harmadik munkanapon 11 órától bocsátja a kutató rendelkezésére. A kutatóterem zárását megelőző 30 percen belül leadott kérések, másolatmegrendelések feldolgozására a következő munkanapon kerül sor, a teljesítési határidő a következő munkanaptól számítandó.
(12) A BFL a szabályzat II.3. (11) bekezdésében szereplő időhatároktól eltérő kiszolgálási határidőket alkalmaz az alábbi esetekben:
a) Mikrofilmek, segédkönyvek és az átnézést nem igénylő raktári egységek (dobozok) a következő munkanapon 11 órától vehetők át.
b) Mindazon iratok, amelyeket nem szükséges oldalszámozni, illetőleg tartalmuk alapján nem érinti őket kutatási korlátozás – az illetékes referenssel történt egyeztetés alapján – az általános szabálytól eltérően, a kérés beadásától számított rövidebb határidővel is kiadhatók. A referenssel történő egyeztetést a kutatószolgálat munkatársa végzi, amelynek eredményéről tájékoztatja a kutatót.
c) A csak anonimizált másolattal kutatható iratanyagokat a BFL harminc munkanapos határidővel bocsátja a kutató rendelkezésére.
d) Amennyiben az iratokat a kiadás előtt darabszinten rendezni szükséges, a BFL azokat a kérés beadásától számított nyolc napos határidővel bocsátja a kutató rendelkezésére, amelyről értesítést küld.
e) A személyes adatot tartalmazó, védett időkörben keletkezett iratokat a BFL az Ltv. 24/A. § (4) bekezdése értelmében a BM Személyi nyilvántartási Adatszolgáltatási és Engedélyezési Osztályának a védelmi idők lejártának megállapíthatósága végett megküldött folyamodványra adott válasznak a visszaérkezését követően bocsátja a kutató rendelkezésére
(13) A II.3. (11)–(12) bekezdésekben meghatározott határidőktől való eltérést a BFL a kutató kérésére írásban köteles megindokolni.
(14) Amennyiben kettő vagy több kutató egyszerre kívánja ugyanazt az iratanyagot használni, a hozzáférést a kérés benyújtásának időrendjében biztosítja a BFL. Az ELP-n regisztrált kutató az ELP felületén is tájékozódhat kérései várólistára kerüléséről.
(15) A kutatásra kiemelt levéltári anyag aláírás ellenében adható át a kutatónak. A kutató az aláírt kérőlapot, valamint az átvett iratok eredeti állapotát és rendjét köteles megőrizni.
(16) A kikért, de kutatásra át nem vett iratokat a BFL az átmeneti raktárba érkezés dátumától számított 7. munkanapig tárolja a kutatóterem átmeneti raktárában. Ezt követően az iratok visszahelyezésre kerülnek őrzési helyükre. A kutatásra átvett, de rendszeresen nem használt iratok – a kutatószolgálat által lefolytatott előzetes egyeztetést követően – 30 nap után kerülnek vissza őrzési helyükre. Az augusztusi és az év végi zárvatartás során minden iratanyag és digitálisan kutatható tartalom visszahelyezésre, illetve törlésre kerül. A BFL belső hálózatán lévő elektronikus tárhelyre teljesített kérések – az iratanyag típusától függetlenül – az elhelyezéstől számított 30 nap után automatikusan törlődnek.
(17) Amennyiben a kutató által kikért iratanyag kutatását a BFL nem tudja biztosítani, a kért iratok hiányáról és annak okairól elsődlegesen az iratanyag referense, illetve akadályoztatása esetén a kutatószolgálat munkatársa a kutatót írásban tájékoztatja.
(18) A kutató köteles legkésőbb a kutatóterem zárása előtt 15 perccel az átvett levéltári állományt eredeti állapotában és rendjében a kutatószolgálati munkatársaknak visszaadni.
(19) A kutató az iratanyag visszaadásakor tájékoztatja a kutatószolgálat munkatársát arról, hogy a részére átadott iratanyagban végzett kutatását befejezte-e, vagy későbbi időpontban folytatni kívánja.
(20) A kiadott iratanyag visszavételekor a kutatószolgálat munkatársa szúrópróbaszerűen ellenőrzi azok rendjét, valamint azt, hogy az iratanyagban történt-e károsodás. Amennyiben az iratokat rendben találta, aláírásával igazolja a visszavételt, és visszaadja a kutatónak látogatói jegyét.
(21) Ha a kutatószolgálat munkatársa a visszaadott iratanyag rendjében hiányosságot tapasztal, felkéri a kutatót az eredeti rend helyreállítására. Ha ezt a kutató nem hajlandó megtenni, vagy az iratanyagot a kutatás során fizikai kár érte, a kutatószolgálat munkatársa rögzíti az anyag rendjére és károsodására vonatkozó észrevételét, s arról tájékoztatja a referenst. A referens az iratanyag vizsgálatát követően mérlegeli a kutató látogatói jegye visszavonásának lehetőségét, s szükség esetén írásban javaslatot tesz a főigazgatónak a látogatói jegy visszavonására. Ha az okozott kár olyan jellegű vagy mértékű, a referens a főigazgató felé büntetőfeljelentés megtételére tesz javaslatot.
(22) A kiadott iratanyag rendjének megbontása vagy az iratanyag fizikai károsítása esetén a kutató anyagi felelősséggel tartozik az iratanyag eredeti rendjének, illetve fizikai állapotának helyreállításáért. A költségeket a BFL önköltségszámítási szabályzata alapján a ténylegesen felhasznált munkaórák és anyagok alapján számlázza ki. A számla kiegyenlítéséig a kutató részére további iratok kutatásra nem adhatók ki.
(23) A kutatásra kiadott iratanyag eredeti őrzési helyére történő visszahelyezésekor a referens az őrjegy alapján ellenőrzi az iratanyag jelzetét, majd az iratanyag visszahelyezését követően az őrjegyen az aktuális bejegyzést áthúzással érvényteleníti, amennyiben az őrjegy betelt, az utolsó érvénytelenítéssel egyidejűleg iratmegsemmisítővel megsemmisíti.
II.4. A védett adatokat (személyes adatok, titokfajták) tartalmazó iratok kutatása
(1) Az Ltv., valamint az Infotv. szerint védettnek minősített adatok, illetve ilyen adatot tartalmazó iratok csak az Ltv. hivatkozott részeiben megfogalmazott szabályok, valamint a GDPR rendeletnek a tudományos és történelmi kutatás céljára való adatkezelésre vonatkozó előírásai szerint kutathatók.
(2) Az Ltv., valamint az Infotv. szerint védettnek minősített adatok elektronikus úton történő kutatása – kivéve azt az esetet, amikor a védett adatok kutatása anonimizálással is megvalósítható – csak a kutatóteremben vagy a kutató saját ügyfélkapun keresztül elérhető tárhelyén biztosítható.
(3) A Kúria Kfv. III.37.911/2017/8. sz. ítéletében foglaltak alapján a természetes személy személyes adatot tartalmazó irata anonimizált másolatban sem adható ki a védelmi időn belül abban az esetben, ha az iratot a kutató az iratban megnevezett személy kérőlapra történő feljegyzésével és az esemény dátumának megjelölésével kéri.
(4) A Kúria ítéletének megfelelően nem engedélyezhető az anonimizált másolatban történő kutatás azokban az esetekben sem, amikor felmerül annak észszerű lehetősége, hogy a kérőlapon feltüntetett személlyel a levéltári anyag tartalma összekapcsolható.
(5) Egyebekben a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag az Ltv-ben meghatározott védelmi idők lejártával kutatható, az Ltv. által meghatározott kivételekkel.
(6) A védett személyes adatot tartalmazó iratot tudományos céllal kutatni kívánó kutató kutatásának tudományos jellegét és célját támogató állásfoglalással köteles igazolni. A támogató állásfoglalást tudományos célú kutatást rendeltetésszerűen végző, közfeladatot ellátó szerv állíthat ki a kutató részletes kutatási terve alapján. A támogató állásfoglalást kiállító szerv akkor tekinthető tudományos kutatást rendeltetésszerűen végző, közfeladatot ellátó szervnek, ha alapító okirata ezt tartalmazza. A támogató állásfoglalás mintáját a szabályzat 3. számú melléklete tartalmazza.
(7) A védett személyes adatot tartalmazó iratot tudományos céllal kutatni kívánó kutató az Ltv. 24. § (2) bekezdés c) pontja alapján történő tudományos kutatás esetén a levéltári anyag kutatása során megismert személyes adatot a személyes adatok védelmére vonatkozó jogszabályok rendelkezései szerint köteles kezelni. Az e bekezdésben foglaltak tudomásulvételéről, valamint arról, hogy az adatok megismerése tudományos kutatás céljából szükséges, a kutató a kutatás megkezdését megelőzően írásban nyilatkozik. A nyilatkozat mintáját a szabályzat 4. számú melléklete tartalmazza.
(8) Az Ltv. 24. § (2) bekezdés c) pontja alapján történő tudományos kutatás a személyes adatok megfelelő szintű védelmét biztosító ország kutatója számára abban az esetben engedélyezhető, ha rendelkezik jelen szabályzat (6) bekezdése szerinti támogató állásfoglalással, és a (7) bekezdése szerinti nyilatkozatot megtette.
(9) A BFL az Ltv. 24. § (1) bekezdésében meghatározott védelmi idők megállapítása érdekében az Ltv. 24/A. § (4) bekezdése alapján adatigénylési kérelemmel fordul a személyi adat- és lakcímnyilvántartást kezelő szervhez a levéltári anyagban azonosítható személyek elhalálozási időpontjának megismerése érdekében. Ennek eljárásrendjét külön főigazgatói utasítás szabályozza. Az iratanyag kutatásra történő átadása a megigényelt adatokról való tájékoztatás visszaérkezése és az iratok ennek megfelelő előkészítése után történhet meg.
(10) [1] A keletkezés naptári évétől számított harminc év lejárta előtt kutatni kívánt iratanyagok esetében a kutatást az átadó szerv hozzájárulásával a BFL főigazgatója engedélyezi. Jogutód nélkül megszűnt szerv levéltári anyagában a kutatást a BFL vezetője engedélyezi. Az engedélyezés eljárásrendjéről főigazgatói utasítás rendelkezik.
(11) A kutatás során a kutató tudomására jutó, bármilyen hatályos jogszabály által védeni rendelt titokfajta (magántitok, üzleti titok, banktitok, értékpapírtitok, orvosi titok stb.) megőrzésének biztosításáért a kutató a felelős.
(12) Hitelintézet jogutód nélküli megszűnését követő hatvan évig csak a törvényben felsorolt kivételekkel vagy a pénzügyi intézmény, illetve az ügyfél felhatalmazása alapján kutatható a hitelintézet által kezelt üzleti vagy banktitkot tartalmazó irat (2013. évi CCXXXVII. tv. 165. § (1)–(4) bekezdés).
(13) Befektetési alapkezelő, kockázati tőkealap-kezelő, tőzsde, központi értéktár, központi szerződő fél jogutód nélküli megszűnése esetén a megszűnt szervezet által kezelt üzleti, illetőleg értékpapírtitkot tartalmazó irat a keletkezésétől számított hatvan év eltelte után kutatható (2001. évi CXX. tv. 317. § (1)–(5) bekezdés).
(14) Biztosító és a viszontbiztosító jogutód nélküli megszűnése esetén a biztosító és a viszontbiztosító által kezelt üzleti titkot tartalmazó irat a keletkezésétől számított hatvan év eltelte után kutatható (2014. évi LXXXVIII. 147. §).
(15) Az állami anyakönyvekre vonatkozó kutatási feltételeket és időkorlátokat Az anyakönyvi eljárásról szóló 2010. évi I. törvény rendelkezéseinek alkalmazásáról szóló 3/2019. számú főigazgatói utasítás tartalmazza és szabályozza.
(16) A szerzői jogról szóló 1999. évi LXXVI. törvény hatálya alá tartozó iratok kutatása során megismert adatokat a kutató a törvény rendelkezéseinek megfelelően köteles felhasználni.
(17) A kutató kutatása során köteles betartani az adatbiztonsági szabályokat, azaz védett adatot tartalmazó irat kutatása során a kutatói asztaltól való ideiglenes távozásakor köteles a számára kiadott elektronikus vagy papíralapú iratok védelmét oly módon biztosítani, hogy az távolléte idején illetéktelen kutató részére ne legyen hozzáférhető.
II.5. Kutatási szabályok rendkívüli helyzetekben
(1) A BFL rendkívüli helyzetekben (pl. járványügyi veszélyhelyzet) előzetes időpontfoglaláshoz kötheti a kutatóteremi kutatás lehetőségét.
(2) A rendkívüli helyzet fennállása, illetve az előzetes időpontfoglalás bevezetése befolyásolhatja a kutatásnak a szabályzat II.3. részben meghatározott menetét, valamint az ott meghatározott határidőket. Az esetleges változásokról a rendkívüli helyzet, illetve az előzetes időpontfoglalás kötelezettségének fennállása alatt a BFL a honlapján keresztül nyújt tájékoztatást.
III. MÁSOLATKÉSZÍTÉS A LEVÉLTÁRI ANYAGRÓL
III.1. A fotójegy
(1) A BFL a kutatók számára biztosítja a saját digitális fényképezőgéppel vagy mobiltelefonnal történő másolatkészítés lehetőségét. A fotómásolatot úgy kell elkészíteni, hogy a másolatkészítésre szolgáló eszköz nem kerülhet fizikai kapcsolatba a másolandó irattal.
(2) A felvétel készítésekor nem használható állvány, vaku és egyéb megvilágító eszköz.
(3) A III.1. (1) bekezdésben foglalt eszközökön kívül egyéb saját tulajdonú másolatkészítésre alkalmas eszköz (pl. szkenner, kézi szkenner) a kutatóterembe nem vihető be, másolat-készítésre nem használható.
(4) A III.1. (1) bekezdésben foglalt eszközök használata érvényes látogatói jegy birtokában és fotójegy kiváltásával lehetséges.
(5) A BFL kutatói számára több típusú fotójegyet biztosít, amelyek árát a szabályzat 7. számú melléklete tartalmazza:
a) napi fotójegy (egy naptári nap)
b) tíznapos bérlet (tíz kutatási alkalom egy éven belül)
c) egy éves fotójegy (365 egymást követő naptári nap)
(6) Fotójegy a kutatószolgálaton elhelyezett nyomtatványon igényelhető. A kutató a fényképezést a fotójegy árának a pénztárban történő befizetése után kapott számla bemutatását követően kezdheti meg. A fotójegy érvényességét a kutatószolgálat tartja nyilván.
(7) A felvétel készítésekor tilos az irat hajtogatása. Amennyiben a fénykép elkészítéséhez az irat rögzítése szükséges, a használható nehezéket a kutatószolgálat munkatársa biztosítja a kutatónak. A kutatószolgálat munkatársa nyújt felvilágosítást az irat rögzítésének módjáról. Az irat bármely más eszközzel és módon történő rögzítése tilos.
(8) Fotózáskor a kutató köteles a BFL által kiadott fotókártyát a dokumentumon úgy elhelyezni, hogy a keletkező digitális felvételen egyértelműen olvashatók legyenek az azon látható azonosítók.
(9) A digitális fotózásra vonatkozó szabályok megsértése a fotójegy visszavonását vonja maga után.
III.2. A kutatótermi másolás
(1) A kutató számára – a III.3. részben meghatározott írásbeli kérés leadását és a másolat ellenértékének a pénztárba történt befizetését követően – legfeljebb 30 oldal terjedelemben a kutatás napján a kutatószolgálat munkatársa a kutatóteremben elhelyezett másológépen másolatot készíthet.
(2) A kutatószolgálat munkatársa, amennyiben a kutatótermi forgalom azt indokolja, a kutatótermi másolás lehetőségét felfüggesztheti. Ez esetben a kutató a másolatokat a III.3. részben meghatározott módon rendelheti meg és kaphatja kézhez.
(3) A kutatótermi másolás során a kutatószolgálat munkatársa a másolaton jól látható módon elhelyezi a BFL fotókártyáját a másolat eredetének megállapíthatósága érdekében. A kutatótermi másolásra egyebekben a III.3. részben megfogalmazott szabályok vonatkoznak.
III.3. A BFL által végzett másolatkészítés
(1) A kutató írásbeli kérésére az általa kutatott iratanyagról a BFL illetékes munkatársa digitális vagy analóg (fénymásolat) másolatot készít. A másolatkészítés költségei a kutatót terhelik. A díjszabást a szabályzat 7. számú melléklete tartalmazza.
(2) Elektronikus megrendelés esetén a BFL költségei ellenértékeként megállapítja a legkisebb számlázandó összeget. A legkisebb számlázandó összeg mindenkori mértékét a szabályzat 7. számú melléklete tartalmazza.
(3) A másolat készítése a kutatószolgálaton elhelyezett nyomtatványon rendelhető meg. A nyomtatványt kitöltése után a kutatószolgálat munkatársánál kell leadni, aki gondoskodik a másolatok elkészítéséről. A nyomtatvány mintáját a szabályzat 6. számú melléklete tartalmazza.
(4) Az ELP felületen keresztül leadott kérés esetén a megjegyzésben lehet jelezni, ha a kutató másolatot szeretne kérni, és e-mailben tud egyeztetni a kutatószolgálattal a másolatkészítés lehetőségeiről.
(5) A BFL a kutatóteremben személyesen kutatók részére lehetővé teszi, hogy amennyiben a kutatásra kikért iratanyag kizárólag digitális másolatban kutatható, s ennek következtében fotójegy váltásával történő fényképezésére nincs lehetőség, a már digitalizált állományából történő digitális másolat megrendelése esetén fotójegy (napi jegy) vásárlásával legfeljebb 300 digitális kép megrendelését (300 dpi felbontásban). A fenti módon történő megrendelés kizárólag szöveges dokumentumok esetében alkalmazható, nem vonatkozik a fotó- és tervanyagra, és azt kutatási alkalmanként egyszer lehet igénybe venni.
(6) Másolatok megrendelése esetén, amennyiben a megrendelés összege meghaladja a bruttó 10 000 forintot, a megrendelés elfogadásához a számla végösszegének 50%-át előleg formájában a megrendeléskor ki kell fizetni. 100 000 forintot meghaladó megrendelés esetén a BFL írásbeli szerződést köt a megrendelővel.
(7) A másolatok ellenértékét számla ellenében átutalással vagy személyesen készpénzben, illetve bankkártyás fizetéssel lehet kiegyenlíteni a BFL pénztárában. A pénztár nyitvatartása megegyezik a kutatóterem nyitvatartásával.
(8) A kutató a másolatokat a szolgáltatás pénzügyi teljesítése után veheti át, illetve kapja meg elektronikus úton, készpénzfizetés esetén a kapott számla bemutatása ellenében. Átutalással történő fizetés esetén a Gazdasági Igazgatóság értesíti a kutatószolgálatot a számla ellenértékének a BFL bankszámlájára történő beérkezéséről. Ezt követően a kutatószolgálat értesíti a kutatót a másolat átvételének lehetőségéről.
(9) A BFL megtagadhatja a másolatkészítést, ha a reprodukciós eljárás veszélyezteti a levéltári iratanyag fizikai épségét, fennmaradását. Erről az Állományvédelmi Főosztály véleményezése alapján az érintett iratőrző főosztály vezetője dönt, s döntéséről írásban értesíti a kutatót. A kutatótermi fénymásolás esetében a kutatószolgálat munkatársa dönt – szükség esetén az Állományvédelmi Főosztály véleményének kikérésével – az adott levéltári anyag másolásának engedélyezéséről.
(10) Állományvédelmi okokból az alábbi dokumentumtípusok fénymásolása tilos:
a) kötetek,
b) pergamen alapú iratok,
c) viaszpecséttel ellátott iratok,
d) a kiterített állapotukban az A/3-as méretet meghaladó iratok (részlet sem),
e) a fűzött, fénymásológépbe sérülés nélkül nem helyezhető iratok.
(11) A BFL által végzett reprográfiai szolgáltatások vállalásának időhatárai:
a) fénymásolás esetén 3 munkanap,
b) anonimizált másolat készítése esetén 30 munkanap,
c) digitalizálás esetén 5 munkanap,
d) meglévő digitális állományból adatok kiírása esetén 3 munkanap,
e) mikrofilmről vagy digitalizált állományokról készített papíralapú másolat esetén 5 munkanap.
(12) Az elektronikus úton benyújtott megrendelés esetén a fenti határidők az előzetesen meghatározott másolási költség kutató általi elvállalásától számítandók.
III.4. A másolatok felhasználása
(1) A levéltárban őrzött anyagról bármilyen úton és technikával elkészített másolatot a kutató kizárólag kutatási célra használhatja fel. A másolatot bármilyen módon nyilvánosságra hozni, nyomtatott vagy elektronikus úton közzétenni csak a BFL előzetes hozzájárulásával, a megállapított közlési díj befizetését követően szabad. A közlési díj esetenként kerül megállapításra, a kiadvány jellegét, példányszámát, a közölni kívánt másolatok számát és minőségét figyelembe véve. A közlési engedélyre vonatkozó kérelmet a szabályzat 10. számú melléklete, a közlési díjszabást 11. számú melléklete tartalmazza.
(2) [2] A BFL a közlési engedély megadásakor nem vizsgálja, hogy az adott irat szerzői jogi védelem alá esik-e, a megállapított és megfizetett közlési díj nem tartalmazza a közlésre szánt iratokra vonatkozó esetleges szerzői jogdíjat. Annak vizsgálata, hogy az érintett irat szerzői jogi védelem alá esik-e, illetve a közzétételhez a szükséges engedélyek beszerzése és a jogdíjak megfizetése a közlésiengedély-kérelmet benyújtó feladata és kötelessége.
(3) [3] A közlésiengedély-kérelmet benyújtó feladata és felelőssége annak vizsgálata, hogy a közzétenni szándékozott irat tartalmaz-e személyes adatot, s amennyiben igen, a közzététel megfelel-e az Infotv. 5. §. (8) bekezdésében foglaltaknak.
IV. A KUTATÓTEREM HASZNÁLATÁNAK RENDJE
IV.1. Viselkedés a kutatóteremben
(1) A kutatóteremben a kulturált viselkedés általánosan elfogadott szabályait betartva, a többi kutató zavarása nélkül kell a kutatást végezni.
(2) A kutatóterem rendjét a kutatószolgálat munkatársa felügyeli. A kutató a kutatószolgálat munkatársának a kutatóteremben és a kutatás során tanúsított viselkedésére vonatkozó kéréseit köteles meghallgatni és a kérésének megfelelően változtatni a viselkedésén.
(3) A kutatóteremben ételt és italt fogyasztani, dohányozni, másokat hangoskodással zavarni, valamint mobiltelefont telefonálásra használni tilos.
(4) Tilos a kutatóterem előtti párkányon, illetve a könyvtár területén ételt és italt elhelyezni és fogyasztani. Étkezés céljából a levéltár épületének földszintjén, I., II. és III. emeletén található pihenőhelyeket lehet használni.
(5) Táskát – pl. a hordozható számítógép táskáját, hátizsákot, szatyrot – kabátot, esernyőt a kutatóterembe vinni tilos, azt a levéltár épületében a porta mellett erre a célra kijelölt ruhatárban és az ott található zárható szekrényekben kell tárolni.
(6) A kutató a kutatóteremben fegyverviselési engedély ellenére sem tarthat magánál fegyvert. A fegyver elhelyezésével kapcsolatosan a portaszolgálat munkatársai intézkednek.
(7) A kutatóteremből iratanyagot a kutató nem vihet ki.
(8) A kézikönyvtári olvasóteremben kizárólag a könyvtári állományba tartozó dokumentumok, és a számítógépekre telepített anyakönyvi adatbázisok, a mikrofilmolvasó teremben kizárólag mikrofilmek kutathatók. Ezekbe a helyiségekbe levéltári anyag nem vihető be.
(9) A kutató köteles óvni az átvett levéltári iratok fizikai állagát, azokon sérülést vagy maradandó változást okozó beavatkozást nem végezhet. A nagyalakú iratoknak a jobb fényképezhetőség érdekében történő áthajtogatása, a hajtási élek kézzel vagy valamilyen segédeszközzel történő elegyengetése tilos.
(10) A kutatószolgálat munkatársai az iratanyag nem előírásoknak megfelelő használata esetén az anyagot jogosultak a kutatótól visszavenni.
(11) Ha a kutató felróható magatartásával a kutatóterem, illetve Budapest Főváros Levéltára területén a berendezési tárgyakban kárt okoz, kártérítési felelősséggel tartozik.
IV.2. A kutatás során használható eszközök
(1) A kutatóteremben saját hordozható személyi számítógép, digitális fényképezőgép és mobiltelefon használható a többi kutató munkájának zavarása nélkül. A mobiltelefont néma üzemmódra kell állítani, a kutatóteremben telefonálásra nem használható.
(2) A kutatóteremben a jegyzeteléshez kizárólag ceruza használható, a munka során az eredeti levéltári iratanyagon semmiféle írásnyom nem helyezhető el. A jegyzetelés céljára szolgáló papír nem helyezhető el az iraton.
(3) Tilos az iratanyagba – a kutatószolgálati munkatársak által kiadott jelölőcédulákon kívül – bármilyen más idegen papírállományt (pl. jegyzetek) elhelyezni.
(4) A BFL a kutatóteremben a kutatók használatára mikrofilmolvasókat és számítógépeket üzemeltet. A mikrofilmolvasók és számítógépek érkezési sorrendben foglalhatók el, előfoglalásra nincs lehetőség.
(5) A mikrofilmolvasók a BFL mikrofilmen kutatható iratanyagainak kutatását, a számítógépek pedig a kutatáshoz kapcsolódó adminisztráció megkönnyítését és az elektronikusan elérhető segédletek és digitális tartalmak elérését szolgálják. Ezen berendezések használata közben, az eszközök elhelyezésére szolgáló asztalokon más levéltári anyag nem kutatható.
(6) A mikrofilmolvasók kivetítő felületén és a számítógépek monitorjain megjelenő képekről fénykép nem készíthető.
(7) A számítógépekhez adathordozó nem csatlakoztatható.
IV.3. A látogatói jegy visszavonása
(1) A látogatói jegy visszavonásáról a főigazgató dönt a II.3. (21) bekezdésben megfogalmazottak esetén az iratanyag referense, a kutatóterem rendjének megsértése esetén a Tájékoztatási és Közművelődési Főosztály vezetőjének írásbeli javaslatára.
(2) A látogatói jegy visszavonását eredményezik különösen a II.3. (21) bekezdésben, a IV.1. és a IV.2. részekben meghatározott szabályok áthágása, valamint a kutatószolgálati munkatársakkal és a többi kutatóval szembeni nem megfelelő (goromba, agresszív, sértő) magatartás tanúsítása, illetve bármilyen más, a munkatársak és a többi kutató nyugalmát és a rendes munkavégzéshez való jogát megzavaró körülmény tartós fennállása (pl. nem tiszta ruházat, a közösségi helyeken elvárható testi higiénia hiánya, hangos beszéd, tiltott eszközök használata).
(3) A kutatásra vonatkozó jogszabályok, illetve jelen kutatási szabályzat rendelkezéseinek bármilyen súlyos vagy tartós megszegése és e magatartás írásbeli figyelmeztetést követő folytatása esetén ugyanez az eljárás alkalmazható.
(4) A IV.3. (2)–(3) bekezdésben meghatározott viselkedés felszólítás ellenére történő folytatása esetén
a) a kutatószolgálat munkatársa értesíti a Tájékoztatási és Közművelődési Főosztály vezetőjét, aki ismételten felszólítja a kutatót szabályellenes és zavaró, magatartás, tevékenység megszüntetésére
b) ha a kutató ennek sem tesz eleget, a Tájékoztatási és Közművelődési Főosztály vezetője a portaszolgálat közreműködésével a levéltár épületének elhagyására szólítja fel a kutatót
c) ellenszegülés esetén a Tájékoztatási és Közművelődési Főosztály vezetője a BFL vezetésének értesítése mellett rendőri intézkedést kezdeményez.
(5) A kutatóval szembeni IV.3. (4) pontban meghatározott bármely intézkedést követően a Tájékoztatási és Közművelődési Főosztály vezetője jegyzőkönyvben rögzíti a történteket, és ezzel egyidejűleg felfüggeszti a kutató látogatói jegyét, és a kutató által használt levéltári anyagot azonnal visszavételezik.
(6) A főigazgató a kutató látogatói jegyének visszavonásáról a jegyzőkönyv keltétől számított öt napon belül döntést hoz, döntéséről írásban (postai úton vagy elektronikusan) értesíti a kutatót. A főigazgatói döntés meghozataláig a kutató nem veheti igénybe a levéltár kutatótermi és könyvtári szolgáltatásait.
V. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
(1) Jelen szabályzatban nem szabályozott kérdésekben az Ltv. és a Rendelet rendelkezései az irányadók.
(2) Jelen szabályzat mellékletei:
1. számú melléklet: Kutatói adatlap (angol nyelven 1/a. melléklet)
2. számú melléklet: Látogatói jegy
3. számú melléklet: Támogató állásfoglalás
4. számú melléklet: Kutatói nyilatkozat az adatvédelmi szabályok betartásáról (angol nyelven 4/a. melléklet)
5. számú melléklet: Felelősségvállalási nyilatkozat
6. számú melléklet: Kutatószolgálati megrendelőlap
7. számú melléklet: Másolatkészítési díjszabás
8. számú melléklet: Kérőlap minta
9. számú melléklet: Őrjegy minta
10. számú melléklet: Közlési kérelem (angol nyelven 10/a. melléklet)
11. számú melléklet: Közlési díjszabás
(3) Jelen szabályzat 2021. június 15-én lép hatályba. Ezzel egyidejűleg az 517-7/2020/BFL iktatószámú szabályzat hatályát veszti.
Budapest, 2021. június 10.
Dr. Kenyeres István
főigazgató
[1] Módosította a BFL főigazgatója a 305-24/2021/BFL számú rendelkezésével, hatályos 2021. november 24-étől.
[2] [3] Megállapította a BFL főigazgatója a 305-24/2021/BFL számú rendelkezésével, hatályos 2021. november 24-étől.
Az aláírt, szkennelt szabályzat az összes melléklettel együtt PDF formátumban elérhető itt >>>