Regisztrációs Súgó

Regisztrációs súgó ELP (FAQ)

I. Szükséges -e, illetve mely esetekben és milyen módon kell regisztrálnom az e-levéltári rendszerekben?

Az Elektronikus Levéltári Portál (ELP), valamint a Magyar Nemzeti Levéltár (MNL) és Budapest Főváros Levéltára (BFL) Levéltári Nyilvántartó Rendszerei használatához nem kell feltétlenül regisztrálnia.

Regisztráció nélkül:

- használhatja a portált,

- letölthet különböző űrlapokat (ügyfélszolgalti megkeresések),

- tájékoztatást kérhet nyilvános e-mail címeken (e-mail-küldés),

- kereséseket indíthat a honlapon található

- e-levéltári adatbázisok közös keresőjében,

- a digitalizált és elektronikus iratok keresőjében,

- az egyes intézmények nyilvántartásainak külön keresőiben (MNL Levéltári Nyilvántartó Rendszer - BFL Levéltári Nyilvántartó Rendszer),

- további levéltári adatbázisokban (Adatbazisok Online, Magyar Levéltári Portál).

Ha azonban papíralapú vagy a levéltári portálon nem publikált digitalizált / elektronikus iratokat kíván kutatni, azokról másolatokat óhajt rendelni, mindenképpen regisztrálnia kell az MNL vagy a BFL által fenntartott Levéltári Nyilvántartó Rendszerben. Mivel az e-levéltár keretében működő két rendszer egymástól független, ha mindkettőt használni kívánja, mindkét rendszerben regisztrálnia kell.

A regisztrációt a levéltári beiratkozás alkalmával személyesen, vagy az interneten keresztül kezdeményezheti. Az internetes regisztrációt több felületen is el tudja végezni. A legtöbb szolgáltatáshoz akkor juthat hozzá, ha az ELP-n regisztrál (a regisztrációs felület itt található), de lehetőség van az egyes levéltárak saját rendszereiben való közvetlen regisztrációra is.

Felhívjuk a figyelmét, hogy a levéltári kutatás megkezdése előtt a megfelelő levéltárnak egy kitöltött kutatási kérelmet vagy kutatói adatlapot is be kell küldenie (az online vagy a letölthető változatot itt találja) és igazolnia kell a személyazonosságát is. Utóbbit a kutatóteremben megjelenve vagy az ügyfélkapus azonosítóját használva tudja megtenni.

Ha jogszabályban meghatározott módon védett személyes adatokat tartalmazó vagy más kutatási korlátozás alá eső levéltári iratokat kíván kutatni, akkor az internetes regisztrációtól függetlenül igazolnia kell a hozzáférési jogosultságát is (letölthető dokumentumok).

II. Miért érdemes regisztrálni az Elektronikus Levéltári Portálon?

Az ELP-regisztráció révén a levéltári regisztráción túl lehetőséget kap az e-levéltári portál külön szolgáltatásainak használatára is. Ha rendelkezik Ügyfélkapus azonosítóval és azt a regisztráció során megadja, akkor személyazonosságát sem kell külön igazolnia.

A portálon regisztrált kutatók számára fenntartott szolgáltatások:

  1. Levéltári kutatási kérelmét/kutatói adatlapját a megfelelő intézménynek online is benyújthatja, és a lejárta után azt meg is tudja újítani.
  2. Kutatói kéréseit közvetlenül az internetes keresőfelületek találati listáiról adhatja le.
  3. A levéltárba beiratkozott kutató a portálon létesített vagy a már meglévő ügyfélkapus tárhelyére iratmásolatokat, az interneten nem publikált digitalizált vagy elektronikus iratokat kérhet, amelyekhez így távoli eléréssel is hozzá tud férni. (Ez a szolgáltatás részben térítésköteles.) Megfelelő jogosultság esetén a kutató védett adatokat tartalmazó, nem-publikus e-iratokat is megkaphat: a levéltári kutatótermekben elérhető belső tárhelyére vagy az ügyfélkapus tárhelyére.
  4. Lehetősége van a levéltári adatbázisok közös keresőfelületén megfogalmazott keresőkérdéseinek mentésére és újrafuttatására.
  5. A leadott kutatási kérelmeinek/kutatói adatlapjainak, illetve kutatói, ügyfélszolgálati és másolati kéréseinek listáját lekérdezheti és ki is nyomtathatja.

III. Mire jó az Ügyfélkapus regisztráció?

Az Ügyfélkapus azonosítóval rendelkező és az Elektronikus Levéltári Portálon (ELP) azzal regisztráló felhasználók személyazonosságát a levéltárak igazoltnak tekintik, így ők anélkül juthatnak hozzá a levéltárba beiratkozott kutatókat megillető jogosítványokhoz, hogy személyesen meg kellene jelenniük a levéltár kutatótermében vagy ügyfélszolgálatán.

Ha védett személyes adatokat tartalmazó vagy más kutatási korlátozás alá eső levéltári iratokat kíván kutatni, a szükséges kutatói nyilatkozatot, ill. támogatói állásfoglalást továbbra is írásban (személyesen vagy postai úton) kell eljuttatnia a levéltárhoz. Az ügyfélkapus tárhely azonban ez esetben is előnyt jelent: csak itt van lehetőség védett adatokat tartalmazó, nem publikus iratok távoli elérésére, online kutatására.