Adatkezelési Tájékoztató

a Magyar Nemzeti Levéltár és a Budapest Főváros Levéltára által közösen működtetett Elektronikus Levéltári Portál (ELP) látogatóit/felhasználóit érintő adatkezelésről 

 
Jelen tájékoztató a Magyar Nemzeti Levéltár (MNL) és a Budapest Főváros Levéltára (BFL) által közösen üzemeltetett ELP látogatóinak, felhasználóinak ad részletes információt arra vonatkozóan, hogy az ELP oldalt közösen üzemeltető közös adatkezelők az ELP látogatása, illetve az ELP oldalán elérhető szolgáltatások igénybevétele során milyen felhasználói adatokat gyűjtenek és azokat milyen módon kezelik.
 
Az ELP azt a célt szolgálja, hogy a felhasználók egy internetes felület használatával, azon keresztül férhessenek hozzá mind a BFL, mind pedig az MNL által külön-külön kezelt adatbázisokhoz, digitális tartalmakhoz és szolgáltatásokhoz. A portálon történt regisztrációhoz kötött az online beiratkozás, az online kérésleadás, továbbá a regisztrált felhasználónak lehetősége van ügyfélszolgálati kérdések, űrlapok beküldésére is.
 
A közös adatkezelés tárgyát kizárólag az ELP felületén végrehajtott felhasználói aktivitások (oldal megnyitása, portálregisztráció nélkül elérhető tartalmak letöltése, illetve portálregisztráció) során keletkező, illetve ennek során megadott személyes adatok képezik. A közös adatkezelés tárgyát képező személyes adatok részletes felsorolását a 3. pont tartalmazza.
 
A felhasználó a portálon keresztül online beiratkozhat a levéltár(ak)ba, s ezt  követően  az ELP felületén keresztül évente meghosszabbíthatja a  látogatójegyét, a számára delegált felhasználói fiókban digitális tartalmat kutathat, továbbá online leadhatja kéréseit a kutatni kívánt iratanyagra, valamint az iratkiszolgálás folyamatát nyomon követheti, visszanézheti a korábban leadott kéréseit. Ezen tevékenységek során az MNL és a BFL saját kutatási szabályzata és az adott felhasználói aktivitásra vonatkozó adatvédelmi szabályzata lesz irányadó. Az MNL és a BFL saját kutatási szabályzata és adatvédelmi szabályzata a beiratkozási (kutatói adatlap leadási) folyamat felületén olvasható. A vonatkozó felület megjelenhet az ELP-n történő regisztráció részeként, de önállóan is.

 

ÁTTEKINTÉS A SZEMÉLYES ADATOKHOZ VALÓ HOZZÁFÉRÉSRŐL

 
Az ELP felhasználói által megadott személyes adatokhoz kizárólag a közös adatkezelők megbízottai, a Portáladminisztrátor és a Rendszer-adminisztrátor fér hozzá, akiknek feladata az ELP adminisztrációs felületeinek kezelése. Az ELP a regisztrált és kutatóként bejelentkezett felhasználók számára is hozzáférést biztosít bizonyos adminisztrációs felületekhez. Ennek megfelelően a személyes adatokhoz való hozzáférés felhasználói és adatkezelői oldalról nézve az alábbiak szerint alakul: 
 
Felhasználói/Kutatói oldalról
Portálon regisztrált felhasználó: regisztrációkor az e-mail címét, nevét, jelszavát adja meg (értelemszerűen csak a saját adatait látja).
Beiratkozott kutató: beiratkozáskor meg kell adnia a személyes adatait (név, születési dátum, hely, anyja neve, állandó lakcím, levelezési cím, telefonszám, mobiltelefonszám, levelezési cím, ill. kutatói adatlaponként a kutatás tárgyát, célját és évkörét (értelemszerűen csak a saját adatait látja).
 
Adatkezelői oldalról 
Portáladminisztrátor: minden felhasználó regisztrációs és személyes adatait látja (levéltári munkatárs).
Rendszer-adminisztrátor: az adatbázisban olvashatóan tárolt minden információhoz hozzáfér (üzemeltető).
 
A portáladminisztrátor és a rendszer-adminisztrátor a közös adatkezelők megbízottja. Levéltáranként külön adminisztrátori jogkör az ELP-n nincs, a napi kutatószolgálati feladatokat (az online beiratkozás és adatmódosítás menedzselését) az adott levéltár levéltáros adminisztrátora fogja ellátni, de nem az ELP-n, hanem a Levéltári Nyilvántartó Rendszer kiegészítő komponensének (LNYRK) segítségével (az LNYRK levéltár-specifikus, ebből következőleg csak a saját levéltárhoz beiratkozott kutatók személyes adatait látja a levéltáros adminisztrátor).
 

RÉSZLETES ADATVÉDELMI TÁJÉKOZTATÓ 

 
Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről („Rendelet") minden adatkezelő számára kötelezettségként írja elő azt, hogy az érintettek személyes adatainak megszerzésekor tömör és könnyen érthető tájékoztatást adjon az adatkezelés módjáról. A jelen tájékoztatás célja az, hogy a közös adatkezelők ezen kötelezettségeiknek a Rendelet által előírt formában eleget tegyenek. 
 

1. Az adatkezelők megnevezése

 
Magyar Nemzeti Levéltár (továbbiakban: MNL)
Székhely: 1014 Budapest, Bécsi kapu tér 2-4.
Postacím: 1250 Budapest, Pf.: 3.
Adatvédelmi tisztviselő: dr. Horváth Antal
E-mail cím: adatvedelem@mnl.gov.hu
Telefon: +36 (1) 225 2883
 
Budapest Főváros Levéltára (továbbiakban: BFL)
Székhely: 1139 Budapest Teve u. 3-5.
Postacím: 1154 Budapest, Pf.: 41.
Adatvédelmi tisztviselő: dr. Haraszti Viktor
E-mail cím: adatvedelem@bfl.hu
Telefon: +36 (1) 298 7594
 

2. A jelen tájékoztatóban használt fogalmak pontos jelentését a Rendelet határozza meg, melyek közül a legfontosabbak az alábbiak:

 
„személyes adat": azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett") vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;
 „adatkezelés": a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;
 „adatkezelő": az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja;
„adatfeldolgozó": az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel;
 „harmadik fél": az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak;
„az érintett hozzájárulása": az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez.
 

3. A kezelt személyes adatok köre

 
Az ELP-n keresztül igénybe vehető szolgáltatások egy része regisztrációhoz kötött. A regisztráció során a kötelezően megadandóként jelölt adatok megadásának elmaradása azzal a következménnyel jár, hogy az érintett felhasználó a regisztrációhoz/beiratkozáshoz kötött szolgáltatásokat nem tudja igénybe venni. A nem kötelező adatok megadása részben kényelmi szolgáltatásokat biztosít, részben pedig a kutatási céllal bejelentkező későbbi felhasználók számára biztosít lehetőséget a korábbi keresési eredmények megismeréséhez. 
 
3.1. A regisztráció során a felhasználó által megadott személyes adatok 
 
A regisztráció során az alábbi adatok megadása szükséges: 
E-mail cím
Jelszó
Titulus / előtag
Viselt vezetéknév
Viselt utónév
 
További adatok:
Liferay által generált azonosító szám, egyedi azonosító
MNL/BFL partnerID
MNL/BFL kutatói státusz
Szerepkörei
Megjelenítési beállítása
 
Kutatóként is beiratkozó felhasználó esetében:
Születési vezetéknév
Születési utónév
Születési hely
Születési dátum
Édesanyja születési vezetékneve
Édesanyja születési utóneve
Állandó lakcím:
Ország
Irányítószám
Helység
Utca/tér házszám
Levelezési cím:
Ország
Irányítószám
Helység
Utca/tér házszám
Telefonszám
Mobiltelefonszám
 
KAÜ-n keresztüli regisztráció kapcsán:
KAÜ-n keresztül regisztrált-e
Személyes adatainak mentéséhez hozzájárult-e
 
3.2. Az ELP működtetése során kezelt egyéb személyes adatok
 
Az ELP használata során a rendszer a regisztrált felhasználókhoz köthetően az alábbi adatokat tárolja:
 
3.2.1. Keresések mentése
A keresések a portál adatbázisába kerülnek mentésre, egy a funkcióra kifejlesztett IQ_Saved_search háttértáblába.
A tábla az alábbi adatokat fogja tartalmazni.
 
Leírás
Egyedi azonosító, a rendszer által generált szám
A név, amit a felhasználó adott a keresésnek
A keresés reprodukálásához szükséges sztring
A keresést mentő felhasználó portál azonosítója
A kereső kérdés mentésének dátuma
A kereső kérdés utolsó módosításának dátuma
A kereső kérdés státusza (aktív/törölt)
Naplózáshoz kód az adatmódosítások kiszűrésére. A hash kód a rekord többi mezőjének értékeit figyelembe véve készül, így az azokban történt utólagos változtatások egy ellenőrző riport segítségével felismerhetők.
 
3.2.2. Workbook tábla (Munkafüzetek funkció)
 
Leírás
munkafüzet technikai azonosítója (integer)
munkafüzet neve (string not null)
munkafüzet létrehozásának dátuma, a rendszer állítja be (date not null)
munkafüzet utolsó módosításának dátuma (módosítás: átnevezés, tartalmazott találati elemek listájának módosulása), rendszer állítja, kezdetben a created értékével egyenlő (date not null)
felhasználó azonosító (integer)
Naplózáshoz kód az adatmódosítások kiszűrésére. A hash kód a rekord többi mezőjének értékeit figyelembe véve készül, így az azokban történt utólagos változtatások egy ellenőrző riport segítségével felismerhetők.
 
3.2.3. WorkbookItem
 
Leírás
találati elem egyedi azonosítója (string)
munkafüzet azonosítója (integer)
rekord létrejöttének dátuma, a rendszer állítja be (a munkafüzeten belüli rendezéshez (ORDER BY created DESC)) (date not null)
 
 
3.2.4. Sütik az ELP-n
 
Alapvető használatot segítő sütik: A felhasználói élmény növelése, a honlap használatának kényelmesebbé tétele a céljuk
Az adott sessiont azonosító
az adott szervezetet azonosító
az adott személyt azonosító
az adott nyelvet azonosító
az adott témát azonosító
Statisztikák készítéséhez használatos sütik: A weboldal látogatásával kapcsolatos információ gyűjtését segítik elő, melyet az adott felhasználó azonosítása nélkül végeznek.
Google Analytics-hez kapcsolódás sütijei is.
 

4. AZ ADATKEZELÉS CÉLJA, JOGALAPJA ÉS IDEJE

 
A személyes adatok kezelésének célja:
(a) a regisztrációhoz szükséges adatok esetében a felhasználó azonosítása, ennek keretében annak biztosítása, hogy mások ne férjenek hozzá a felhasználói felülethez,
(b) a sütik (cookie-k) esetében az oldalhoz történő könnyebb hozzáférés és a keresett tartalmak egyszerűbb megtalálásának biztosítása.
 
A személyes adatok kezelésének jogalapja az (a) és (b) pontban meghatározott adatkezelések esetében is a Rendelet 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti azon jogos érdek, hogy a közös adatkezelők az ELP-n elérhető szolgáltatásokat a felhasználók számára könnyen kezelhetően és biztonságosan tudják biztosítani. 
 
A közös adatkezelőknek a regisztráció során megadott személyes adatokhoz való aktív hozzáférése a regisztráció törlését követően megszűnik, azonban 
(i) ha a felhasználó élt a beiratkozás (kutatói adatlap beküldés) lehetőségével, akkor a személyes adatai átkerülnek a levéltárak (MNL és BFL) belső rendszereibe, ahol már az adott levéltár kutatási szabályzata és adatkezelési tájékoztatója lesz alkalmazandó, ez pedig független a közös adatkezeléstől, vagyis a regisztráció törlése ezen adatok további kezelésére semmilyen hatással nincs.
(ii) az üzemszerű működés során elvégzett biztonsági mentések a felhasználó aktivitásai során keletkezett adatok, az információs rendszer szükség esetén történő helyreállítása céljából, a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. (NISZ) Mentési és archiválási eljárásrendjének megfelelően a mentési és archiválási adatállományokban tárolásra kerülnek. A mentési és archiválási adatállományokból a felhasználó által törölt adatok a jelenleg érvényes adatmentési gyakorlat szerint legkésőbb 30 napon belül szintén törlésre kerülnek. 
 
A Cookie-k, a felhasználót jelölő sütik legkésőbb kijelentkezéskor vagy a böngészőprogram bezárásakor törlésre kerülnek.
 

5. ADATTOVÁBBÍTÁS 

 
A regisztráció során megadott személyes adatokhoz kizárólag a közös adatkezelők által megbízott portáladminisztrátor és a rendszer-adminisztrátor férhet hozzá.  A személyes adatokat a közös adatkezelők harmadik fél részére nem továbbítják, továbbá nem kerül sor a személyes adatok harmadik országba történő továbbítására sem.
A közös adatkezelők az ELP üzemeltetéséhez szükséges technikai feladatok ellátására a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zártkörűen Működő Részvénytársaság (székhely: 1081 Budapest, Csokonai utca 3., cégjegyzékszám: 01-10-041633, adószám: 10585560-2-44), mint adatfeldolgozó („Adatfeldolgozó") szolgáltatásait veszik igénybe. 
 

6. AZ ÉRINTETTEK JOGAI 

 
Érintett jogainak gyakorlása keretében Ön bármikor kérelmezheti a közös adatkezelők bármelyikétől az Önre vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, – a Rendelet 16. és 17. cikkében meghatározott feltételek fennállása esetén – azok helyesbítését vagy törlését, továbbá kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen. Külön is szeretnénk felhívni a figyelmet a bevezetőben leírtakra, miszerint, ha a felhasználó élt a beiratkozás (kutatói adatlap beküldés) lehetőségével, akkor a személyes adatai átkerülnek az adott levéltár (MNL és/vagy BFL) belső rendszereibe, ahol már az adott levéltár kutatási szabályzata és adatkezelési tájékoztatója lesz alkalmazandó. Továbbá a portálregisztrációval ellentétben a beiratkozott kutató személyes adatai kérés esetén sem törölhetők a belső rendszerekből a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 22. § (2) - (4) bekezdései alapján.     
Érintettként jogosult arra is, hogy a felügyeleti hatósághoz panaszt nyújtson be, amennyiben a közös adatkezelők által végzett adatkezelést sérelmesnek tartja. A Felügyeleti Hatóság neve: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (Címe: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c, Telefonszáma: +36/1-391-1400).
 
Az MNL a kezelt adatokkal kapcsolatos panaszokat, kérdéseket, észrevételeket, javaslatokat az adatvedelem@mnl.gov.hu e-mail címen, valamint a 1250 Budapest, Pf. 3. postacímen fogadja.
A BFL a kezelt adatokkal kapcsolatos panaszokat kérdéseket, észrevételeket, javaslatokat az adatvedelem@bparchiv.hu e-mail címen, valamint a 1154 Budapest, Pf. 41. postacímen fogadja.
 
A közös adatkezelők mindegyike az adatkezeléssel kapcsolatos kérelmek esetén a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet a kérelem nyomán hozott intézkedésekről. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható a Rendelet 12. cikkében meghatározott szabályok szerint.
 

7. TÁJÉKOZTATÁS ADATFELDOLGOZÓRÓL ÉS AZ ADATKEZELÉS BIZTONSÁGÁRÓL

 
A közös adatkezelők az adatkezelés során nem hoznak automatizált adatkezelésen – ideértve a profilalkotást is – alapuló olyan döntést, melynek hatálya kiterjedne Önre. 
 
A közös adatkezelők az ELP üzemeltetéséhez szükséges technikai feladatok ellátására az Adatfeldolgozó szolgáltatásait veszi igénybe. Az Adatfeldolgozó a közös adatkezelők javára végzett szolgáltatásait a központosított informatikai és elektronikus hírközlési szolgáltatásokat egyedi szolgáltatási megállapodás útján igénybe vevő szervezetekről, valamint a központi szolgáltató által üzemeltetett vagy fejlesztett informatikai rendszerekről szóló 7/2013. (II. 26.) NFM rendelet alapján végzi. A közös adatkezelők a fentieken túl az Adatfeldolgozóval az adatfeldolgozásra irányuló olyan írásbeli szerződéssel is rendelkeznek, mely mindenben megfelel a Rendelet 28. cikkében foglalt feltételeknek, e szerződésben az Adatfeldolgozó szavatolja a Rendelet követelményeinek való megfelelését és az érintettek jogainak védelmét biztosító, megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtását.
 
A közös adatkezelők a személyes adatok szabályos kezelését maguk is megfelelő technikai eszközök és szervezési intézkedések, belső szabályzatok alkalmazásával biztosítják.