Gyakran Ismételt Kérdések
A portál egyes funkcióinak, aloldalainak teljes, részletes leírása az alábbi súgóoldalakon olvasható:
A levéltári kutatás további részleteit illetően a levéltárak saját Gy.I.K.-oldalain lehet tájékozódni:
Magyar Nemzeti Levéltár (MNL) kutatói Gy.I.K. >>>
Budapest Főváros Levéltára (BFL) kutatói Gy.I.K. >>>
Miért érdemes regisztrálni az Elektronikus Levéltári Portálra?
A regisztráció mindenképpen szükséges a Magyar Nemzeti Levéltárba (MNL), illetve Budapest Főváros Levéltárába (BFL) történő online levéltári beiratkozáshoz és kérésleadáshoz, illetve akkor is, ha ezen a felületen keresztül szeretnénk megkeresést beküldeni a BFL ügyfélszolgálatához. (Ld. Hogyan döntsem el, melyik levéltárba érdemes beiratkoznom?) Akkor is hasznos, ha a kereséseink eredményét szeretnénk elmenteni, rendszerezni az Elektronikus Levéltári Portálon belül. (Ld. Hogyan lehet elmenteni a keresési találatokat?) Az adatbázisban való keresés azonban korlátlanul elérhető regisztráció nélkül is.
Hogyan tudom megállapítani, hogy regisztráltam-e már az Elektronikus Levéltári Portálra?
Ha lehetséges, hogy már regisztrált korábban az Elektronikus Levéltári Portálra (akár a 2013–2020 időszakban a régi Elektronikus Levéltári Portálra), akkor először próbálkozzon meg a bejelentkezéssel. Ha a bejelentkezés sikeres, akkor a jobb fölső sarokban megjelenik a „Bejelentkezve" felirat és a regisztrációnál megadott név, vagyis a korábbi regisztráció továbbra is működik. Ha a bejelentkezés sikeres, akkor a jobb fölső sarokban megjelenik a „Bejelentkezve" felirat és a regisztrációnál megadott név, vagyis a korábbi regisztráció továbbra is működik. Ha a bejelentkezés sikertelen, akkor próbáljon meg új jelszót kérni az e-mail címe megadásával. Ez több lehetséges e-mail címre is kipróbálható. Ha már nem fér hozzá a regisztrációnál használt e-mail címéhez, vegye fel a kapcsolatot a levéltári portáladminisztrátorokkal (a scope[kukac]mnl.gov.hu vagy eleveltar[kukac]bparchiv.hu címen).
Fontos! Amennyiben ügyfélkapus (KAÜ) fiókjával regisztrált, akkor a továbbiakban is csak ügyfélkapus (KAÜ) bejelentkezéssel tud belépni, e-mail cím megadásával nem. Ha biztosan regisztrált korábban, de az új jelszó kérése sikertelen, akkor valószínűsíthető, hogy ügyfélkapuval regisztrált, tehát az „Átlépés ügyfélkapus (KAÜ) bejelentkezésre" gombra kattintva kell megkísérelnie a belépést.
Kérjük, ne regisztráljon az Elektronikus Levéltári Portálra, amíg nem bizonyosodott meg róla, hogy nincs korábbi működő regisztrációja!
Érdemes-e az ügyfélkapus (KAÜ) regisztrációt választanom?
A KAÜ-hitelesítéssel történő regisztráció előnye az, hogy a beiratkozás vagy megkeresés során tett nyilatkozatok és megadott személyes adatok hitelessége személyes megjelenés nélkül is biztosított, így ennek használata esetén mentesülni lehet az első személyes megjelenéskor egyébként kötelező adategyeztetés alól.
Az ügyfélkapus (KAÜ) regisztrációnál nem kell külön jelszót kitalálni az Elektronikus Levéltári Portál használatához, és az sem okoz a későbbiekben hozzáférési problémát, ha időközben megszűnik az eredeti regisztrációnál megadott e-mail cím. Viszont a későbbiekben is mindig csak KAÜ-bejelentkezéssel lehet használni az Elektronikus Levéltári Portált, utólag nem lehet váltani egy regisztráción belül az ügyfélkapus és a közvetlen bejelentkezési módok között.
Ügyfélkapus (KAÜ) regisztráció esetén mindenképpen érdemes először a levéltárak kiválasztása nélküli egyszerű portálregisztrációt elvégezni, és csak később, az első bejelentkezés után küldeni be kutatói adatlapot!
Hogyan döntsem el, melyik levéltárba érdemes beiratkoznom?
Budapest Főváros Levéltára (BFL) alapvetően Budapest területén keletkezett iratokat őriz (az országos hatáskörű intézmények iratainak kivételével), míg a Magyar Nemzeti Levéltárhoz (MNL) tartozik az Országos Levéltáron túl a 20 vármegyei taglevéltár is, így a fővároson kívül az ország bármely részét érintő kutatáshoz a Magyar Nemzeti Levéltárba érdemes beiratkozni. (Az Elektronikus Levéltári Portál online kutatói funkciói csak erre a két levéltárra, a Magyar Nemzeti Levéltárra és Budapest Főváros Levéltárára terjednek ki.)
Az Elektronikus Levéltári Portálon a felhasználói regisztráció részeként egyből beküldhető a beiratkozáshoz szükséges kutatói adatlap akár mind a két levéltárba is, de mivel a levéltári beiratkozás csak a kérésleadáshoz szükséges (a többi online funkció enélkül is zavartalanul használható), a beiratkozásról lehet akár a kikérendő dokumentumok azonosítása után is dönteni.
A keresési találatok részletes nézetében (és a szűrési lehetőségeknél is) „adatforrás" címen szerepel az az információ, hogy az adott kikérhető egység az MNL vagy a BFL Levéltári Nyilvántartó Rendszeréből származik (a többi adatforrás rekordjai nem kikérhetőek), ez alapján lehet megállapítani, hogy a kérés leadásához az MNL vagy a BFL kutatói adatlapját szükséges beküldeni.
Miért nem tudok továbblépni a regisztrációval?
Ha a regisztráció során a lapalji „Tovább", illetve „Kész" gombra kattintva nem kerül át a következő folyamatlépésre, akkor valamelyik mező hiányosan vagy rosszul lett kitöltve. Ezt az adott mező jobb széle alatt megjelenő bordó hibaüzenet jelzi (pl. az adat megadása kötelező, érvénytelen e-mail cím, a megadott jelszavak nem egyeznek), illetve az eredménytelen kattintás után a nézet úgy „ugrik", hogy a problémás mező lesz az oldal tetején.
Ritkán, de jelentkezhet egy olyan technikai hiba is, hogy a teljes, levéltári beiratkozást is tartalmazó regisztrációs folyamat végén a „Kész" gombra kattintás után nem lép tovább a folyamat (ez elsősorban az ügyfélkapus, vagyis KAÜ-összekapcsolással történő regisztráció esetén fordulhat elő). Ilyenkor a „Vissza" gombok használatával vissza kell lépni a legelső oldalra, és megszüntetni a levéltárak kijelölését: ebben az esetben a levéltári beiratkozás nélküli egyszerű portálregisztráció sikeres lesz, a beiratkozást pedig az első belépés után a Kutatói adatlapok menüponton keresztül lehet pótolni.
Miért jelenik meg a „A csillaggal (*) jelölt mezők kitöltése kötelező." üzenet a regisztrációnál?
Ez nem hibaüzenet, hanem egy folyamatosan látható tájékoztatás. Ha valamelyik kötelező mező nem lett kitöltve, azt a „Tovább", illetve „Kész" gombra kattintás után az adott mező alatti sötétebb bordó hibaüzenet jelzi.
Miért nem tudok bejelentkezni?
Az e-mail cím és jelszó megadása után az Elektronikus Levéltári Portál a „hibás e-mail cím vagy jelszó" figyelmeztetést írja ki, ha:
- az e-mail cím vagy a jelszó nem pontosan lett megadva;
- az adott e-mail címhez nem tartozik regisztráció;
- az adott e-mail címhez ügyfélkapus (KAÜ) regisztráció tartozik.
Ha ügyfélkapus (KAÜ) összekapcsolással regisztrált, akkor minden esetben az „Átlépés ügyfélkapus (KAÜ) bejelentkezésre" funkciót kell használnia az Elektronikus Levéltári Portálra való bejelentkezéshez.
Egyéb esetben:
- ellenőrizze, hogy biztosan jól adta-e meg az adatokat, nem került-e az e-mail cím után egy fölösleges szóköz, nem volt-e bekapcsolva a Caps Lock;
- ha nem biztos a jelszavában, akkor használja a jelszó-megújítási funkciót;
- ha nem biztos abban, hogy melyik e-mail címével regisztrált (vagy hogy regisztrált-e egyáltalán) az Elektronikus Levéltári Portálra, akkor több lehetséges címre is megpróbálkozhat a jelszó-megújítási funkció használatával.
- Ha Ön korábban biztosan nem regisztrált az Elektronikus Levéltári Portálra, ezt bármikor megteheti a „Regisztráció" gombra kattintva. (A regisztrációs folyamat részletes súgója ide kattintva érhető el.)
Kérjük, ha korábban bármikor (online vagy személyesen) beiratkozott akár a Magyar Nemzeti Levéltárba, akár Budapest Főváros Levéltárába, lehetőség szerint a regisztráció során az akkor megadott e-mail címét használja.
A regisztráció során látható „Ha Ön bármikor korábban regisztrált az Elektronikus Levéltári Portálra, kérjük, semmiképpen ne regisztráljon újra, hanem jelentkezzen be az akkor megadott e-mail címével!" üzenet egy általános figyelmeztetés, amely mindenkinek megjelenik, nem jelenti azt, hogy Ön már korábban regisztrált.
Ritkán, de előfordul, hogy az oldal átmeneti működési hibája miatt nem sikerül a bejelentkezés. Ilyenkor „Az oldalra történő bejelentkezés technikai hiba miatt meghiúsult. Kérjük, próbálja meg később!" üzenet jelenik meg. Ha rövid időn belül többször találkozik ezzel a hibaüzenettel, akkor a fennakadást üzemeltetési hiba is okozhatja, érdemes később próbálkozni.
Mi az a kutatói státusz, és hol tudom ellenőrizni?
A kutatói státusz levéltáranként (BFL, MNL) külön értendő: az aktív kutatói státusz azt jelenti, hogy az Elektronikus Leváltári Portálon regisztrált felhasználói fiók össze van kapcsolva az adott levéltár belső nyilvántartásával, és a felhasználó az aktuális naptári évre kutatóként beiratkozott abba a levéltárba.
A kutatói státuszokat a bejelentkezés után az oldal jobb fölső sarkában, a felhasználó neve fölött látható két ikon (BFL, MNL) mutatja: zöld háttérszín és √ (pipa) jelzi az aktív, piros háttérszín és X az inaktív státuszt.
Annak ellenőrzésére is van lehetőség, hogy miért nem aktív még a kutatói státusz (a belső rendszerrel való kapcsolat vagy az adott évi beiratkozás hiányzik), ennek részletes leírása a Felhasználói adatok súgóoldalán olvasható.
Mi a teendő, ha nem aktív a kutatói státusz?
Ha már regisztrált felhasználója az Elektronikus Levéltári Portálnak, de még nem küldött be (vagy újtott meg) az idei évben kutatói adatlapot, ezt a Kutatóknak aloldalon, illetve a jobb fölső sarokban lenyitható hamburgermenün keresztül is elérhető Kutatói adatlapok menüpontban (ld. súgó) teheti meg. (A beiratkozás mindig naptári évre szól.)
Abban az esetben is új online adatlap beküldése a legegyszerűbb megoldás a kutatói jogosultságok aktiválására, ha (a BFL esetében) korábban személyesen a kutatóteremben már beiratkozott, de ebben az esetben különösen fontos, hogy ugyanazzal az e-mail címmel regisztráljon az Elektronikus Levéltári Portálra is, mint amit a beiratkozás során megadott!
Ha már küldött be az idei évre online adatlapot, akkor nincs további teendője, de türelmét kérjük: a kutatói státusza csak azután lesz aktív, hogy a kutatószolgálat munkatársai megnyitották az adott évre szóló látogatói jegyét. (Ez rendszerint egy munkanapon belül megtörténik.) Fontos, hogy a státuszváltozás érvényesítéséhez mindenképp újra be kell majd jelentkeznie az oldalra.
Ha még nem regisztrált felhasználója az Elektronikus Levéltári Portálnak, a regisztrációs folyamat (ld. súgó) során egyből kezdeményezni tudja az aktív kutatói státuszhoz szükséges beiratkozást is a „Válassza ki, mely levéltár(ak)ba szeretne kutatóként is beiratkozni az idei évre!" alatti jelölőnégyzetek segítségével.
Miért írja azt az oldal, hogy „a kutatói adatlapot nem lehet megújítani"?
Ez a figyelmeztetés két esetben jelenhet meg: egyrészt látható minden, a folyó évben beküldött, vagyis még érvényes kutatói adatlapnál; másrészt azoknál a korábbi adatlapoknál, amelyeket egyszer már megújítottak. Utóbbi esetben mindig lesz a kutatói adatlapok listájában valahol fentebb egy frissebb, eredetileg ezen régi adatlap megújításával létrehozott adatlap is.
Hogyan lehet töröltetni egy felhasználói regisztrációt az Elektronikus Levéltári Portálról?
Az Elektronikus Levéltári Portálon regisztrált felhasználói fiók törlését a felhasználó bármikor kérheti a portál adminisztrátoraitól. A kérést a regisztrációhoz használt e-mail címről kell elküldeni a scope[kukac]mnl.gov.hu vagy az eleveltar[kukac]bparchiv.hu címre. (A kérés a levéltári beiratkozástól függetlenül bármelyik címre, illetve az Adatkezelési Tájékoztatóban megadott elérhetőségekre is küldhető, mivel a teljesítése csak az Elektronikus Levéltári Portálon tárolt adatokat érinti.)
Amennyiben a regisztrációhoz használt e-mail címéhez már nem fér hozzá, de az Elektronikus Levéltári Portálon be tud jelentkezni (emlékszik a jelszóra vagy KAÜ-hitelesítéssel regisztrált), akkor bejelentkezés után van lehetősége az e-mail cím megváltoztatására. Ha se az e-mail címhez nem fér hozzá, se a felhasználói fiókba nem tud bejelentkezni, akkor a törlési kérés teljesítéséhez szükséges lehet a személyazonosság igazolása is.
A felhasználói fiók törlése nem visszavonható. A fiók törlését követően az Elektronikus Levéltári Portál nem tárolja tovább a felhasználó adatait, de amennyiben a felhasználó korábban élt a beiratkozás (kutatóiadatlap-beküldés) lehetőségével, akkor a személyes adatai átkerültek a kiválasztott levéltárak (MNL és/vagy BFL) belső rendszereibe is, és ezen adatok (az adott levéltár kutatási szabályzata és adatkezelési tájékoztatója szerinti) további kezelésére a felhasználói fiók törlése semmilyen hatással nincs.
Milyen tartalmak tudok keresni az Elektronikus Levéltári Portálon?
Az Elektronikus Levéltári Portál keresője hat különböző adatforrásban keres: az MNL és a BFL Levéltári Nyilvántartó Rendszerében, az MNL és a BFL digitális állományait tartalmazó Elektronikus Iratok Keresőjében, valamint a felsőoktatási és az egyházi levéltárak nyilvántartásában. Így a keresési találatok is nagyon sokfélék lehetnek: egy fond leírásában például összefoglaló információkat találunk az egy szervtől, intézménytől átvett iratokról; egy ügyirat vagy raktári egység mint találat elsősorban arra alkalmas, hogy megállapítsuk, hogy a keresett dokumentum megvan az adott levéltárban, és ki lehet kérni megtekintésre; míg a tematikus adatbázisok egy-egy rekordjában akár közvetlenül, kérés leadása nélkül is megtalálhatjuk a keresett adatokat vagy magát a digitalizált tartalmat. A keresési találatokra a Gy.I.K. és a Súgó kontextustól függően használja a levéltári egységek, leírási egységek, találatok, elemek, illetve rekordok kifejezéseket is.
Hogy használjam a keresőt?
A főoldalról is elindítható Egyszerű keresés segítségével könnyen tájékozódhatunk arról, hogy vannak-e egyáltalán találatok a megadott keresőkifejezésre. A Részletes keresésben már azt is meg lehet határozni, hogy milyen típusú adatok között, illetve a levéltári struktúra mely részében szeretnék keresni, a kapott találatok pedig a keresés módjától függetlenül utólag is szűkíthetők adatforrás, időkör, típus és szint szerint. A levéltári struktúrát böngészve egy ismert jelzet alatt vagy a keresési eredmények valamelyikéből kiindulva tekinthetjük át az összetartozó egységeket. A keresési lehetőségek és funkciók részletes leírása a súgóban olvasható.
Hogyan érdemes személyekre keresni?
Az Elektronikus Levéltári Portál lehetőséget ad arra, hogy kifejezetten a személynév típusú adatok között indítsunk keresést: ehhez a főoldalról vagy a keresőn belül is elérhető Részletes keresés felületen kell a „Teljes szöveg" helyett a kinyitható listából a „Személyek" opciót kiválasztani. Ez különösen hasznos lehet olyan neveknél, amelyek más szerepben (pl. település- vagy utcanév, foglalkozás) is gyakran előfordulnak, azonban fontos tudni, hogy ilyenkor csak a részletes leírások jellemzően névadatokat tartalmazó mezőinek (létrehozó, résztvevő neve stb.) adataiban keresünk (ezért fordulhatnak elő a találatok között gyakran cégek, intézmények is, amelyek jogi személyként résztvevői egyes ügyeknek), és így lemaradhatunk olyan nevekről, amelyek esetleg csak egy tartalmi leírásban vagy teljes szövegükben kereshető dokumentumokban bukkannak fel.
A neveknél gyakran többféle írásmód is előfordul, illetve az adatrögzítésnél vagy az automatikus szövegfelismerésnél is kerülhettek hibák a szövegbe, ezért hasznos lehet a helyettesítő karakterek használata. Pl. a weis?berg keresésre egy találati listában kapjuk meg a Weiszberg és Weissberg neveket (a ? pontosan egy karaktert helyettesít), a tánc*os keresés kiadja a Táncos és Tánczos alakokat is (a * karakter nulla, egy vagy bármennyi karaktert is helyettesíthet).
Személyekre keresve a BFL Levéltári Nyilvántartó Rendszer adatforrásból sok olyan elem lehet a találatok listájában, amely nem önálló dokumentumot ír le (így közvetlenül nem is kikérhető), csak az adott személy adatait tartalmazza. Ezek közül a Személyrekord szintű találatok esetében a levéltári struktúrában eggyel feljebb lépve lehet megtekinteni az adatokat tartalmazó Ügyirat leírását. A „Levéltári anyag nyilvántartásába nem tartozó iratok, adatok" közé tartozó (Budapesti lakcímjegyzék 1900, Óbudai tiszt(ség)viselők, Buda és Pest polgárai, Tanácsi és pártarchontológia, illetve Választói névjegyzék típusú) rekordokhoz nincs ilyen közvetlen módon irat rendelve, ezek csak adattárként működnek.
Fontos tudni, hogy bár egyre több az olyan leírás, amely tartalmaz személyneveket is, ez továbbra sem jellemző a levéltári anyag egészére. A leírások általában nem térnek ki a dokumentumokban megnevezett személyekre, így csak a kikért iratok megtekintésekor bizonyosodhatunk meg róla, hogy kik szerepelnek bennük.
Hogyan érdemes budapesti épületek terveire keresni az Elektronikus Levéltári Portálon?
Az építési engedélyezési tervdokumentációk (HU BFL XV.17.d.329 Építési ügyosztályok tervtára) körében a mai helyrajzi szám alapján lehet keresni. (Cím alapján alapértelmezetten nem!) Ehhez a Részletes keresés felületen kell a „Teljes szöveg" helyett a kinyitható listából a legutolsó, „Mai helyrajzi szám (BFL)" lehetőséget kiválasztani, valamint a következő rubrikában a „tartalmazza" helyett az „ezzel kezdődik" opciót, végül a „Keresőkifejezés..." helyén lehet megadni magát a helyrajzi számot. A helyrajzi számból legfeljebb az első alátörésig (pl. 12345/1) tartó szakaszt adjuk meg (ha van), a betűt már ne!
A dokumentáció kikéréséhez az erre a keresésre kapott találatok közül az „Építési engedélyezési tervdokumentáció" megnevezésű rekordot kell Kosárba helyezni. Ha több ilyen is van, ellenőrizzük a helyrajzi számot: egy rövidebb számsorra találatként megkaphatjuk az ugyanígy kezdődő többjegyű számot is (pl. 12345 mellett 123458 is lesz). Ezeknél az iratoknál az Elektronikus Levéltári Portálon megtekinthető leírás gyakran nem tartalmaz a helyrajzi számon kívül további információt, de bizonyos esetekben igen: ilyen további adat lehet az időkör, a mai cím, a darabszám, és az, hogy esetleg eredeti tervet nem, csak átalakítást vagy csak egyéb iratokat tartalmaz a tétel.
A helyrajzi szám alapú keresésre néhány másik tervtári anyagból is kaphatunk találatokat, más leírások között viszont helyrajzi szám alapján nem, de cím alapján lehet keresni. Ezt megtehetjük egyszerű kereséssel is, de ha túl sok lenne a találat, a részletes beállítások alkalmazásával pontosíthatjuk a keresést. (Mindkét módszer esetén érdemes elsőre csak a közterület nevét, esetleg a házszámot beírni, hiszen pl. az utca/u. már több alakban is szerepelhet, a kerület pedig többnyire egyáltalán nincs feltüntetve.) A budapesti tervtári anyagra szűkített kereséshez a Részletes keresés felület fölső részén, a „Keresés csak a levéltári struktúra kijelölt részében:" cím alatt bontsuk ki a levéltári struktúrát: Budapest Főváros Levéltára > Levéltári iratok > HU BFL XV Gyűjtemények > végül a „HU BFL XV.17 Tervtár" szint előtti jelölőnégyzetet pipáljuk ki. Ezek után akár a „Teljes szöveg", akár a „Földrajzi hely (cím)" adatok körében is indíthatunk a struktúra ezen részére szűkített keresést (a megfeleltetés mindkét esetben „tartalmazza" legyen). Fontos, hogy a struktúra szerinti szűkítést minden egyes kereséshez újra be kell állítani!
Miért szerepel ugyanaz az irat többször a levéltári struktúrában?
A BFL és az MNL esetében két különböző adatforrásból is jelennek meg adatok, és digitális állománnyal is rendelkező leírási egységek esetében előfordulhat, hogy a leírásuk mindkét adatforrásban szerepel. Ilyenkor mindig a Levéltári Nyilvántartó Rendszerből származó rekord lesz elöl a struktúrában, és az Elektronikus Iratok Keresőjének digitális állományt is tartalmazó rekordja később.
Mit jelent az, hogy „a keresés jelenleg csak korlátozott mértékben működik"?
Mivel az Elektronikus Levéltári Portál közös keresőjének sok különböző adatforráshoz kell kapcsolódnia, előfordulhat, hogy valamelyik adatforrásból az adott keresés során nem kap választ. Ez a hibaüzenet csak annyit jelent, hogy az itt megjelölt adatforrásból vagy egyáltalán nem, vagy csak hiányosan fognak megjelenni a találatok. Ez a keresés hatékonyságát a többi adatforrásra vonatkozóan nem érinti. „Az MNL Levéltári Nyilvántartó Rendszer névtérobjektumokat tartalmazó tárhelye nem elérhető." hibaüzenet egyetlen adatforrást sem érint, csak a Részletes keresésben elérhető „Keresés szinonimák alapján" funkció hibáját jelzi.
Hogyan lehet elmenteni a keresési találatokat?
A keresési találatoknak a felhasználói fiókon belüli elmentésére szolgál a minden regisztrált felhasználónak elérhető (füzetlapra mutató nyíl ikonnal jelzett) „Munkafüzetbe helyezés" funkció, amely minden egyes találatnál, illetve találatok kijelölése után a találati lista tetején is megjelenik. Van lehetőség több különböző, pl. tematikus munkafüzet létrehozására, és az elemek munkafüzetek közötti mozgatására is. A munkafüzetbe valójában az elemekre mutató hivatkozásokat mentjük el, így a munkafüzet megnyitásakor mindig az elemek aktuális állapota lesz látható (az adatok megváltozhatnak, ha időközben frissült az adatbázis, az esetlegesen törölt elemek pedig eltűnnek a munkafüzetből is – ilyenkor fordulhat elő, hogy az elemek megjelenített száma nem frissül, és látszólag több elem van a munkafüzetben, mint amennyi megjeleníthető). A Munkafüzetek részletes súgója itt olvasható.
Ha saját eszközre töltenénk le keresési találatokat, erre kétféle lehetőség van (ezekhez regisztráció sem szükséges). Egyrészt a találati listák tetején látható „Találati lista exportálása" gombra kattintva Excel (.xlsx kiterjesztésű) fájlba menthető az adott találati lista összes eleme. (Az export a találati lista megjelenített nézetétől függetlenül a Megnevezés, Adatforrás, Jelzet, Tartalomleírás, Földrajzi hely, Szint, Személyek, Időkör adatokat fogja tartalmazni az összes keresési találatra vonatkozóan.) Másrészt elmenthetjük egy-egy elem összes adatát is PDF fájlként, ha az adott találatot megnyitva a részletes nézetben az oldal tetején látható „Adatok exportálása" gombra kattintunk. (Ez az export tartalmazza az adott elem összes megjelenített metaadatát, vagyis a felettes struktúraszinteket mutató előnézetet, a találati oldalra mutató hivatkozást és a teljes leírást is.) A keresési találatokkal végezhető műveletek részletes súgója itt olvasható.
Regisztrált felhasználóként van lehetőség a keresések mentésére is, ilyenkor azonban nem az aktuálisan megjelenített találatokat, hanem az alkalmazott keresési beállításokat mentjük el; a mentett keresések újrafuttatásakor pedig mindig azokat a rekordokat láthatjuk, amelyek aktuálisan megfelelnek ezeknek a beállításoknak. Ennek a funkciónak a részletes súgója itt olvasható.
Mi a különbség a Munkafüzetek és a Kosár között?
A Munkafüzetek a felhasználók saját, egyéni munkaterületei. Tetszőleges számú, egyedi elnevezésű munkafüzetbe lehet elmenteni a keresési találatokat, adatforrástól és szinttől függetlenül: kikérhető iratok leírását későbbi kérésleadás céljára, digitális tartalommal rendelkező találatokat az iratképek későbbi online böngészéséhez stb. A munkafüzetek használatához nem szükséges aktív kutatói státusz, ez a funkció minden regisztrált felhasználó számára elérhető.
Kosárba csak a BFL és MNL Levéltári Nyilvántartó Rendszer adatforrásokból származó, kikérhető találatokat lehet helyezni. A Kosárban ezek levéltárankénti (BFL és MNL), illetve az MNL esetében ezen belül kutatótermenkénti bontásban jelennek meg. Kosárba csak azokat a találatokat érdemes helyezni, amelyekre a közeljövőben kutatói kérést tervezünk leadni.
Előfordulhat, hogy a korábban munkafüzetbe helyezett elemek egy része nem jeleníthető meg?
A munkafüzet lényegében a kiválasztott találatokra mutató hivatkozások gyűjteménye, és az adatbázis változásait követve mindig az adott találat aktuális adattartalmát mutatja meg. Ha valamelyik korábbi találat már nem elérhető a nyilvános adatbázisban (ennek oka lehet, hogy megváltoztak a nyilvánossági beállításai; hogy folyamatban lévő módosítások miatt átmenetileg nem látható; de az is, hogy az adatbázis átalakítása során véglegesen törölték), akkor az a továbbiakban a munkafüzetekben sem tud megjelenni. Előfordulhat, hogy a munkafüzet ezeket a változásokat nem kezeli egyértelműen, és az elemek számánál az eredetileg munkafüzetbe helyezett találatok számát mutatja, míg a listában már csak az aktuálisan elérhetőeket jeleníti meg.
Mi az a súlyszám?
Minden leírási egységhez tartozik egy „súlyszám". Ez egy egész szám (értéke általában 1 és 5 között mozog), amely azt határozza meg, hogy az adott leírási egység mennyi helyet foglal el az egyszerre kutatható mennyiségből. Minden kutatónak kutatótermenként egyszerre legfeljebb 20 súlyszám értékű leírási egységre lehet folyamatban lévő kérése. A súlyszám alapértelmezett értéke 1 (ez érvényesül azokban az esetekben, ahol nincs ettől eltérő érték megadva). A magasabb súlyszám azt jelenti, hogy az adott leírási egységből a megfelelő Kutatási Szabályzat szerint kevesebbet lehet egyszerre kikérni: például egy teljes dobozt kitöltő anyag leírási egységének súlyszáma 5 lesz, mivel dobozból egyszerre legfeljebb négy kutatható. Kosárba helyezni még bármennyi leírási egységet lehet, a Kosárban a kikérendő leírási egységek kijelölésekor a „Teljesíthetőség" feliratú csík mutatja, hogy a kijelölt egységek összsúlya elérte-e már a limitet (ld. Miért nem aktív a „Tovább a kérésleadáshoz" gomb?).
Melyik levéltárakba tudok online kérést leadni az Elektronikus Levéltári Portálon keresztül?
A Magyar Nemzeti Levéltár összes tagintézményébe (az Országos Levéltárba és a vármegyei levéltárakba) és Budapest Főváros Levéltárába.
Hogyan kell online kérést leadni?
A kérés leadásához aktív kutatói státusz szükséges az adott levéltárba: ennek meglétét a fejlécben a levéltár ikonjának zöld színe, illetve a Kosárban a levéltár neve alatt megjelenített státuszinformáció jelzi. (Ld. Mi a teendő, ha nem aktív a kutatói státusz?)
Első lépésben a kikérendő leírási egységeket a Kosárba kell helyezni (ld. Hogyan lehet a Kosárba helyezni a kikérendő leírási egységeket?). A Kosárban lehetőség van az egyes kérésekhez megjegyzést fűzni (pl. a BFL esetében a helyrajzi szám alapján kikért tervekhez meg lehet adni a pontos címet, személyekkel kapcsolatos ügyiratok esetén a keresett személy nevét, az MNL esetében itt lehet pontosítani a jelzetet).
Kérésleadást kutatótermenként lehet indítani (Budapest Főváros Levéltára esetében csak egy kutatóterem van). A Kosárban az adott kutatóterem listájában a sorok elején látható jelölőnégyzettel ki kell jelölni a kikérni kívánt leírási egységeket (a fejlécbeli jelölőnégyzettel a teljes lista egyszerre is kijelölhető), ezután az adott lista alján található „Tovább a kérésleadáshoz" gombra kell kattintani. (Ha nem aktív: ld. Miért nem aktív a „Tovább a kérésleadáshoz" gomb?) A következő lépésben lehet az egész kérésre (minden kijelölt leírási egységre) vonatkozó általános megjegyzést megadni, illetve kiválasztani a betekintés kért napját, amennyiben az későbbi, mint a rendszer által automatikusan felajánlott dátum. (Ez a dátum csak tájékoztató jellegű, a betekintés napja a megfelelő Kutatási Szabályzat alapján a feldolgozás során módosulhat, ld. Honnan lehet tudni, mikorra készítik elő a kikért iratokat?) Végül a „Kérés leadása" gombra kell kattintani.
Hogyan lehet a Kosárba helyezni a kikérendő leírási egységeket?
A kikérendő leírási egységeket lehetőség szerint az Elektronikus Levéltári Portál adatbázisából kell kikeresni (bejelentkezés után). A portálon lehetőség van egyszerű és részletes keresésre, illetve a levéltári struktúra böngészésére. Az egyszerű keresés levéltárakra (MNL/BFL), a részletes keresés a struktúra bármely részletére előzetesen is szűkíthető, de utólag is van lehetőség a kapott találati listát egy-egy adatforrásra, illetve csak a kikérhető egységekre korlátozni. A keresőfunkciók részletes súgója ide kattintva érhető el.
A keresési találatok „lista" és „részletes" nézetében minden kikérhető egységnél látható három ikon: elem helye a hierarchiában, munkafüzetbe helyezés, kosárba helyezés. (A „struktúra" nézetet ki kell bontani a konkrét találatokig, és azok lesznek kijelölhetőek a kosárba helyezéshez; a „csempe" nézetben a funkciógombok akkor jelennek meg, ha a találat fölé visszük az egeret.) A kosárba helyezés ikonja lehet aktív (sötétebb árnyalatú) vagy inaktív (ilyenkor halványabb, és az egeret az ikon fölé mozgatva megjelenik „az elem nem kikérhető" felirat). Ha az ikon aktív, kattintsunk rá az elem Kosárba helyezéséhez! Ha nem aktív: ld. Miért nem lehet a kiválasztott leírási egységeket Kosárba helyezni?
Egyszerre több elem is Kosárba helyezhető: ehhez lista és struktúra nézetben a cím, részletes és csempe nézetben a „Kijelölés további műveletekhez" felirat előtti négyzetbe kattintva lehet kijelölni az egyes elemeket, majd a válogatás végén a lista tetején megjelenő ikonnal Kosárba helyezni őket. Az ikon csak akkor lesz aktív, ha az összes választott elem kikérhető.
Miért nem lehet a kiválasztott leírási egységeket Kosárba helyezni?
A kosárba helyezhetőség mindig az adott leírási egység tulajdonsága, nem függ a kutatói státusztól. (Az aktív/inaktív ikon még bejelentkezés nélkül is megjelenik.) Alapvetően háromféle oka lehet annak, ha egy rekord nem helyezhető Kosárba:
1. Adatforrás: Kérést leadni csak a „BFL Levéltári Nyilvántartó Rendszer" és „MNL Levéltári Nyilvántartó Rendszer" adatforrásokból származó találatokra lehet, mivel az „Elektronikus Iratok Keresője" online is megtekinthető elektronikus állományokat tartalmaz, az egyházi és felsőoktatási levéltárakhoz pedig nem lehet az Elektronikus Levéltári Portálon keresztül kérést beküldeni.
2. Szint: Levéltáranként meghatározott, hogy milyen levéltári szintekre lehet kérést leadni:
- Budapest Főváros Levéltárába csak a Tétel, Altétel, Ügyirat, Irat, Raktári jegyzék, Dosszié, Dokumentum és Mikrofilm szintű találatokra lehet kérést leadni. A nem kikérhető magasabb szintek (Fondfőcsoport, Fond, Állag, Sorozat, Alsorozat) alatt a struktúrában általában van egy részletesebb jegyzék, amelynek elemeire kérést lehet leadni. Nem kikérhetőek a „Személyrekord" szintű rekordok sem: ezek mindig egy Tétel, Ügyirat vagy Irat alá tartoznak, tehát ilyenkor eggyel feljebb kell lépni a struktúrában. (A struktúrában való lépkedésre a találat részletes nézetében a „Teljes struktúra" opciót választva van lehetőség.)
- A Magyar Nemzeti Levéltárban az iratanyag leírásának készültségi állapotától függ, hogy melyik szintje helyezhető kosárba. Így a kosárba tételi funkció fond, állag, sorozat, alsorozat, tétel, altétel, egyes irat szinten is megjelenhet. Amennyiben az MNL önálló jelzettel rendelkező másolattal (mikrofilm vagy online nem elérhető digitális tartalom) rendelkezik egy iratanyagról, a kosár funkció a másolatnál és nem az eredeti irat leírási egységénél jelenik meg. A Magyar Nemzeti Levéltárban nem lehet kérést leadni a fond feletti levéltári szintekre (levéltári intézmény, levéltárcsoport, levéltár, fondfőcsoport, fondcsoport, állagcsoport).
3. Kutatási korlátozások: A találat részletes adatai végén „Engedély szükségessége", „Hozzáférhetőség", illetve „Használat korlátozása" címszavak alatt jelennek meg az adott egység kutathatóságának fizikai vagy adatvédelmi korlátozásaira vonatkozó információk. (A megjelenített, automatikusan számított védelmi idő vége adat tájékoztató jellegű, a kérés teljesítésekor mindig a levéltári törvénynek és a kutatási szabályzatoknak megfelelő védelmi idők érvényesek.) A Kutatási Szabályzatokban (MNL, BFL) részletezett esetekben ezek a leírási egységek is kutathatók lehetnek, de ezekre csak szöveges formában lehet kérést leadni (ld. Hogyan lehet olyan iratot kikérni, amelyet nem lehet találatként Kosárba helyezni?).
4. Kosár aktuális tartalma: Egy találat sem szerepelhet duplán a Kosárban. A Magyar Nemzeti Levéltárnál a fond/állag szinten Kosárba helyezhető iratanyagoknál fordulhat elő, hogy több kérést is szükséges leadni egy adott fondra vagy állagra (például a kikérhető iratanyag maximális mennyisége miatt). Ilyenkor az adott fondot vagy állagot csak akkor helyezhetjük újra Kosárba, ha az előző Kosárba helyezés után már elvégeztük a kérés leadását.
Hogyan lehet olyan iratot kikérni, amelyet nem lehet találatként Kosárba helyezni?
A szabadszöveges kérésleadás módja attól függ, hogy melyik levéltár iratanyagáról van szó.
Budapest Főváros Levéltára: Ha a kikérni kívánt leírási egységhez nincs kosárba helyezhető találat, akkor a kérés leadásához a pontos levéltári jelzetre van szükség. (Az Elektronikus Levéltári Portálon megtalált, de nem kikérhető rekord esetén ez a „Jelzet" mező tartalma, a Hungaricanán a „Levéltári jelzet" mezőben található, mindkét esetben HU BFL kezdetű.) Ha ez megvan, akkor a Kosár: kérésleadás menüpontban a Budapest Főváros Levéltára szakaszban a „Jelzet szöveges hozzáadása" sorra kell kattintani, a felugró ablakban megadni a jelzetet, majd a „Hozzáadás" gombra kattintani. Az így kosárhoz adott elemek Megnevezése és Elérhetősége mindig „(ismeretlen)", súlyszáma mindig 1. A kérésleadás innen a szokott módon folytatódik (ld. Hogyan kell online kérést leadni?)
Magyar Nemzeti Levéltár: A „Jelzet szöveges hozzáadása" funkció az MNL esetében nem használható. A keresés/böngészés során egy nagyobb leírási egység (fond, állag stb.) választható ki, további jelzetelem nélkül, és a Kosárban az adott találathoz tartozó „Megjegyzés" mezőben kell pontosítani a jelzetet. Amennyiben a nyilvántartás nem tartalmaz olyan (akár magasabb szintű) leírási egységet, amely kosárba helyezhető, kérjük forduljon az illetékes kutatóteremhez.
Hogyan lehet kérést leadni egy Hungaricanán talált levéltári leírás alapján?
A Hungaricana találatai közül azokra lehet kérést leadni az Elektronikus Levéltári Portálon keresztül, amelyek „Tartalomgazdája" (ez az adat a Hungaricanán az egyes találatok megnyitása után a képernyő jobb oldalán látható) a Magyar Nemzeti Levéltár (bármely tagintézménye) vagy Budapest Főváros Levéltára. (Ld. Melyik levéltárakba tudok online kérést leadni az Elektronikus Levéltári Portálon keresztül?)
A Hungaricanán és az Elektronikus Levéltári Portálon közzétett levéltári adatbázisok között vannak átfedések, de a két portál között nincs közvetlen kapcsolat, így előfordulhat, hogy a levéltári leírások egy részét csak az egyik vagy a másik felületen találjuk meg. Ennek ellenére érdemes lehet megpróbálni megkeresni ugyanazt az iratot az Elektronikus Levéltári Portál adatbázisában a leírásban szereplő adatok (személynév, utcanév, helyrajzi szám stb.) alapján, és ha megvan, ezt a találatot kell kosárba helyezni.
Ha a keresés nem vezet eredményre, akkor szöveges formában kell leadni a kérést. Ehhez a Hungaricanán látható információk közül a „Jelzet" adatra lesz szükség. Amennyiben a „Tartalomgazda" Budapest Főváros Levéltára, akkor a jelzetet teljes egészében („HU BFL" kezdettől a legvégéig) kell bemásolni a Kosárban a BFL blokkhoz tartozó „Jelzet szöveges hozzáadása" gombra kattintva megjelenő szövegmezőbe. A Magyar Nemzeti Levéltár esetében a kereső Böngészés a levéltári struktúrában fülén a jelzetet követve juthatunk el a legalsó elérhető szintig, amelyet kosárba helyezhetünk, ezután a Kosárban a „Megjegyzés" mezőben kell pontosítani a kérést a „Jelzet" adat további elemeivel. (Ld. Hogyan lehet olyan iratot kikérni, amelyet nem lehet találatként Kosárba helyezni?)
Van lehetőség digitális formában megkapni a kikért iratokat?
A kutatói kérések alapvetően az adott iratanyag levéltári megtekintésére vonatkoznak. A már digitalizált iratanyagra leadott kérés teljesítése digitális másolattal történik. A kutatótermekben személyesen, az adott levéltár Kutatási Szabályzatában leírt feltételek és díjak mellett lehet másolatot kérni a megtekintett iratokról, illetve fotójegyet vásárolni saját digitális másolatok készítéséhez.
Magyar Nemzeti Levéltár: Az MNL-hez tartozó tagintézményekben másolatmegrendelő lap kitöltésével lehetséges a digitális másolatok igénylése olyan iratokról, melyek állapota és formája ezt lehetővé teszi. A digitális másolatokat e-mailben, egy linken keresztül kapja meg a megrendelő. A megrendelőlap és a díjszabás az MNL honlapján érhető el. Abban az esetben, ha az iratanyagról már készült digitális másolat, az eredeti iratanyagot nem lehet kikérni, csak a digitális másolatot. Ezeket a már állományba vett digitális másolatokat külső tárhelyre szolgáljuk ki. A díjszabásról lásd az MNL Kutatási szabályzatának Levéltári szolgáltatások díjszabása mellékletét.
Budapest Főváros Levéltára: A BFL kutatótermében személyesen a Kutatószolgálati megrendelő lap (a BFL Kutatási szabályzatának 6. melléklete) kitöltésével lehet digitális másolatot kérni a megtekintett iratokról. Pontosan meghatározott iratokról lehetséges a kutatóterem személyes felkeresése és az iratok előzetes megtekintése nélkül is digitális másolatot kérni, amennyiben a másolatkészítés költsége egyszerűen megállapítható, és a kérés teljesítésének nincs adatvédelmi akadálya. Az erre vonatkozó igényt a kérésleadás során a Kosárban az adott találathoz tartozó „Megjegyzés" mezőben lehet jelezni, ennek alapján a levéltár tájékoztatást küld a kérés teljesíthetőségéről és költségéről. Az ilyen, elektronikus úton leadott másolatkérések esetében érvényes legkisebb számlázandó összeget és a másolatkészítési díjszabás további részleteit a BFL Kutatási szabályzatának 7. melléklete tartalmazza.
Miért nem aktív a „Tovább a kérésleadáshoz" gomb?
A kérés leadásához három dolog szükséges:
- aktív kutatói státusz az adott levéltárba (ld. Mi a teendő, ha nem aktív a kutatói státusz?);
- legalább egy kijelölt egység a Kosárban (ld. Hogyan kell online kérést leadni?);
- a lista tetején látható „Teljesíthetőség" csík ne érjen végig (és ne legyen piros).
A „Teljesíthetőség" csík azt mutatja, hogy a korábban kikért és még nem lezárt kutatói kérések, illetve az aktuálisan kikérésre kijelölt leírási egységek súlyszám-összege eléri-e az egyszerre kutatható mennyiség maximumát (ld. Mi az a súlyszám?). Minden kutatónak kutatótermenként egyszerre legfeljebb 20 súlyszám értékű leírási egységre lehet folyamatban lévő kérése (ebbe beleszámítanak a megkezdett kutatások és az újonnan leadandó kérések is). A leírási egységeknél megadott súlyszám nem minden esetben tükrözi a szabályzat szerinti összes korlátozást, így a limit túllépése nélkül is előfordulhat, hogy nincs lehetőség minden leadott kérés egyidejű teljesítésére. A teljesíthetőséget jelző csík a limit megközelítésekor zöldről narancssárgára vált, a limit túllépését piros színnel jelzi. Ha emiatt a határérték miatt nem tudja leadni a kéréseit, próbálkozzon kevesebb leírási egység kikérésével, illetve jelezze a levéltárnak, ha már nincs szüksége a korábban kikért iratokra. (A Leadott kérések menüpontban „Folyamatban lévő kérések" cím alatt található azon korábbi kérések listája, amelyek még beleszámítanak ebbe a limitbe.)
Mit jelent a „Hiba történt a kérés formai ellenőrzése" közben üzenet?
Ez a figyelmeztetés akkor jelenhet meg, amikor a Kosárban a kikérendő elemek kijelölése után a „Tovább a kérésleadáshoz" gombra kattintunk, és általában az adott kutatóteremre vonatkozó beállítás okozza (például az, ha hosszabb zárva tartás miatt a rendszer nem tud teljesítési dátumot rendelni a kéréshez). Minden esetben megjelenik, ha a Magyar Nemzeti Levéltárhoz tartozó kosárrészben a „Jelzet szöveges hozzáadása" gomb használatával adtunk hozzá elemeket a Kosárhoz, ez a funkció ugyanis az MNL esetében nem használható. (Ld. Hogyan lehet olyan iratot kikérni, amelyet nem lehet találatként Kosárba helyezni?)
Honnan lehet tudni, hogy sikerült beküldeni a kérést?
A Leadott kérések menüpontban megtekinthető az összes sikeresen beküldött kérés. (A kérés leadása után az újonnan leadott kérések megjelenítéséhez szükség lehet az oldal frissítésére, újbóli betöltésére.) Az „Új kérés" státusz azt jelenti, hogy a kérés beérkezett a belső rendszerbe, de még nem került feldolgozásra: a „Teljesítés várható dátuma" ilyenkor még a kérésben megadott igényt mutatja, és csak a „Folyamatban" státusz beállítása után számít visszaigazoltnak. A „Kutatóterembe / tárhelyre érkezett" státusz azt jelenti, hogy a kikért leírási egységek már megérkeztek a kutatóterembe, nyitvatartási időben megtekinthetőek. (Fontos! A Magyar Nemzeti Levéltár egyes kutatótermeihez időpontfoglalás is szükséges. A levéltár honlapján a kutatótermek adatai menüpontban tájékozódhat a kutatótermekre vonatkozó alapinformációkról.)
Honnan lehet tudni, mikorra készítik elő a kikért iratokat?
Az iratok előkészítésének határidejét az egyes levéltárak saját Kutatási Szabályzata (MNL, BFL) határozza meg, ezért ez az időtartam irattípustól és levéltártól (illetve az MNL esetében kutatóteremtől) függően eltérő lehet, de általános szabályként alapértelmezetten a kérés leadását követő harmadik nyitvatartási nap. A levéltárak e-mailben csak a három napnál hosszabb előkészítési időről tájékoztatják a kutatót.
Az online kérésleadási folyamat utolsó lépésében a „Betekintés kért napja" cím alatt lehetőség van a naptárban a felajánlott dátumnál későbbit is kiválasztani. Az itt felajánlott, illetve kiválasztott dátum azonban csak tájékoztató jellegű, a végleges előkészítési határidőt a kérés levéltári feldolgozása során állapítják meg.
(Budapest Főváros Levéltára esetében a kérésleadás során elérhető naptár mindig az alapértelmezett háromnapos kikészítési időt veszi figyelembe – a mikrofilmek kivételével, amelyeknél az előkészítési idő egy nap. A Kutatási Szabályzat értelmében a segédkönyvek és az átnézést nem igénylő raktári egységek esetében is van lehetőség az egynapos határidőre, az erre vonatkozó igényt azonban az online felületen csak megjegyzésként lehet jelezni.)
A Leadott kérések menüpontban minden folyamatban lévő kérésre vonatkozóan ellenőrizhető az előkészítés várható dátuma. Közvetlenül a kérésleadás után (amíg a státusz „Új kérés") a naptárban kért betekintési idő jelenik meg; „Folyamatban" státusz esetén a dátum már a Kutatószolgálat által megerősített, várható előkészítési határidő. A „Kutatóterembe/tárhelyre érkezett" státusz azt jelenti, hogy az iratok már elérhetőek a levéltár kutatótermében.