Kutatószolgálati adatkezelési tájékoztató

 

Budapest Főváros Levéltára (továbbiakban Levéltár) kutatószolgálati eljárás keretében rögzített személyes adatoknak a Levéltár által történő adatkezeléséről.

A Levéltár mint személyes adatok kezelője (a továbbiakban úgyis mint: Adatkezelő) a jelen nyilatkozatával tájékoztatja az érintetteket a kutatószolgálati tevékenysége során követett adatkezelési gyakorlatáról, a kezelésébe került személyes adatok védelme érdekében megtett intézkedéseiről és az érintettek jogorvoslati lehetőségeiről.

A jelen adatkezelési tájékoztató az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) 20.§ (2) bekezdésén alapul, amely szerint az érintettet az adatkezelés megkezdése előtt egyértelműen és részletesen tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, arról, ha az érintett személyes adatait az adatkezelő az Infotv. 6. § (5) bekezdése alapján kezeli, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is.

Az Infotv. 4. § (1) bekezdése értelmében személyes adat kizárólag meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében kezelhető. Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie az adatkezelés céljának, az adatok felvételének és kezelésének tisztességesnek és törvényesnek kell lennie. Az Infotv. 4. § (2) bekezdése értelmében csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas. A személyes adat csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezelhető.

1.  Adatkezelő azonosító adatai:

Budapest Főváros Levéltára

(rövidített neve: BFL, székhelye:1139 Budapest, Teve utca 3–5. képviseli: dr. Kenyeres István főigazgató.)

Releváns kapcsolattartási adatok:

Telefonszám: +36-1-298-7500

E-mail cím: kutato@bparchiv.hu

Adatkezelő honlapjának elérhetősége: www.bparchiv.hu

2. Adatkezelés célja:

Jelen adatkezelés célja a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban Ltv.) által a Levéltár részére előírt személyes adatokat tartalmazó adatkör kezelése, mégpedig az Ltv-ben meghatározott nyilvántartási kötelezettség teljesítése és az Ltv-ben meghatározott kutatási feltételek meglétének ellenőrzése/igazolása, másolati megrendelő esetén szolgáltatás teljesítése érdekében.

3. Az adatkezelés jogalapja:

Az 1995. évi LXVI. tv. 22. § (2) bekezdése:

„A közlevéltár az őrizetében lévő levéltári anyagban kutatást végző személy részére – a kutatás megkezdése előtt – látogatói jegyet ad ki. A látogatói jegy tartalmazza a kutató természetes személyazonosító adatait és lakcímét. A látogatói jegy az adott közlevéltárban – évenkénti meghosszabbítással – folyamatosan használható."

Az 1995. évi LXVI. tv. 22. § (3) bekezdése:

„A látogatói jegy kiadásakor a közlevéltár nyilvántartásba veszi a kutató természetes személyazonosító adatait és lakcímét."

Az 1995. évi LXVI. tv. 24. (4) bekezdése:

„A közlevéltár a kutatásra átadott levéltári anyagról nyilvántartást vezet, és a kutató személyes adatainak védelméről a személyes adatok védelmére vonatkozó jogszabályi rendelkezések szerint gondoskodik."

A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 46. §-ban előírt adatkör:

„46. § (1) A közlevéltár a kutatószolgálat menetének áttekintése és ellenőrzése, valamint a statisztikai adatszolgáltatás érdekében nyilvántartja

a) az általa kiadott látogatói jegyet, annak nyilvántartási számát és az abban foglalt adatokat az Ltv.-ben foglaltak szerint,

b) a kutatótermi kutatási eseteket és azok időpontját,

c) a levéltári anyag igényléséről szóló kutatói kérőlapok azonosítóját, valamint

d) a 41. § (3) bekezdésében meghatározott elektronikus tárhely útján történő teljesítésre irányuló kutatói kérőlapok számát és azok teljesítését.

(2) Az (1) bekezdés szerinti nyilvántartást év végén le kell zárni, és összesítve rögzíteni kell a kutatók, a kutatási esetek, valamint a kutatói kérőlapok számát."

Az érintett mint kutató a látogatói jegy kiadásakor írásban, illetve az Elektronikus Levéltári Portálon (www.eleveltar.hu) keresztül történő internetes beiratkozás esetén elektronikus úton hozzájárul személyes adatai kezeléséhez. Az 1995. évi LXVI. tv. által előírt adatok a kötelező adatkezelés körébe tartoznak, az azon felül kért személyes adatok a kutatóval történő kapcsolattartás megkönnyítését szolgálják, megadásuk hozzájárulás alapján történik, nem kötelező. Ha a kutató kapcsolattartásra szolgáló adatot egyáltalán nem ad meg, úgy a kapcsolattartás nem lesz megvalósítható.

4. Az Adatkezelő által kezelt személyes adatok köre:

A kutató neve;*

A kutató születési neve;*

Anyja születési neve;*

A kutató születési helye;*

A kutató születési ideje (év, hónap, nap);*

A kutató állandó lakhelye;*

Levelezési cím (amennyiben eltér);

Telefon;

E-mail;

Kutatás tárgya/témája;

Támogató szervezet megnevezése;

Kérőlap adatai.*

(* = kötelező adatkezelés körébe tartozó adatok)

 

5. Az adatkezelés időtartama:

Az adatkezelés időtartama az adatkezelési célokhoz kapcsolódik.

A kutató személyes adatai tárolásának időtartama:

A Levéltár a kutatási tevékenység során felvett, vagy azzal összefüggésben keletkezett személyes adatokat az adatokat tartalmazó iratokra vonatkozó hatályos iratkezelési szabályzat és irattári terv szerint őrzi meg:

• a kutatások engedélyezésével (kutatási kérelmek, illetve adatlapok és mellékleteik, kutatók és látogatójegyek nyilvántartása), valamint a kutatási ügyekkel kapcsolatos panaszok, a látogatói jegy megvonása tárgyában keletkezett, személyes adatokat is tartalmazó okiratokat 15 évig őrzi, ezt követően az iratok a Levéltár levéltárba kerülnek,
• kérőlapok, kérőlapok nyilvántartása, kutatónapló; másolási kérelmek nyilvántartása esetében 15 év a megőrzési idő,
• a levéltár iratanyagával kapcsolatos közlési- és jogdíjügyekre vonatkozó iratok esetén 5 év a megőrzési idő,
• kutatók részére másolatok készítése, kiadása tárgyában keletkezett megrendelőlapok esetén 5 év a megőrzési idő.

6. Adatfeldolgozó igénybevételéről szóló tájékoztatás:

A Levéltár mint adatkezelő adatfeldolgozót nem vesz igénybe.

7. Az adatok megismerésére jogosult személyek köre:

Az érintettek által megadott személyes adatokhoz kizárólag az Adatkezelő arra kifejezetten feljogosított munkatársai férhetnek hozzá.

8. Adatbiztonsági intézkedésekről szóló tájékoztatás:

Adatkezelő önkormányzati költségvetési szerv, amelynek működése szabályozott, az irattározás rendjére és az informatikai rendszer(ek) működésére belső szabályozásokat és kontrollokat alkalmaz.

Adatkezelő gondoskodik a birtokába kerülő személyes adatok biztonságáról, megteszi továbbá azokat a technikai és szervezési intézkedéseket, és kialakította azokat az eljárási szabályokat, amelyek az Infotv., a Rendelet^[1], valamint az egyéb adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.

Adatkezelő megfelelő intézkedésekkel, szerverszintű és alkalmazásszintű védelmi eljárásokkal gondoskodik arról, hogy informatikai rendszere és hálózata egyaránt védett legyen a számítógéppel támogatott csalás, kémkedés, szabotázs, vandalizmus, tűz és árvíz, továbbá a számítógépvírusok, a számítógépes betörések és a szolgáltatáskieséshez vezető támadások ellen.

9. Az Infotv. 5. §-án alapuló adatkezelésről szóló tájékoztatás:

Adatkezelő tájékoztatja az érintetteket, hogy az Infotv. fenti rendelkezését a Rendelet személyes adatok kezelésére vonatkozó előírásaival összhangban alkalmazza az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából, vagy az Adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítése céljából.

10. Az érintettek jogai és jogérvényesítési lehetőségei:

Kérjük az érintettet, hogy ha úgy érzi, hogy az Adatkezelő megsértette a személyes adatok védelméhez fűződő jogát, akkor vegye fel velünk a kapcsolatot, hogy az esetleges jogsértést orvosolhassuk. Tájékoztatjuk az érintetteket, hogy igényüket polgári bíróság előtt is érvényesíthetik, vagy kérhetik a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság segítségét is. Erre, valamint az Adatkezelő kötelezettségeire vonatkozó részletes törvényi rendelkezéseket az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) tartalmazza.

Az érintett a jogainak megsértése esetén az Adatkezelővel szemben bírósághoz fordulhat. A bíróság az ügyben soron kívül jár el. Az érintett dönthet úgy, hogy a pert a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt indítja meg.

Jogorvoslati lehetőséggel, panasszal a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál lehet élni:

Név: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság

Székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa u. 9-11.

Honlap: http://www.naih.hu

Telefon: +36 (1) 391-1400

Telefax: +36 (1) 391-1410

E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu

 

Az Adatkezelő fenntartja a jogot, hogy a jelen adatkezelési tájékoztatóját megváltoztassa. Az erre vonatkozó tájékoztatást az Adatkezelő kutatótermében és honlapján közzéteszi.