Súgó: Munkafüzetek


Az Elektronikus Levéltári Portálon a regisztrált felhasználók kutatói státuszuktól függetlenül munkafüzetekben tudják rögzíteni és rendszerezni az érdekes keresési találatokat, később kikérendő iratokat, illetve digitális tartalmakat. Ezt a funkciót akkor érdemes használni, ha a kikérés állapotától függetlenül, saját csoportosítás szerint szeretné áttekinteni ezeket a leírási egységeket: a kérésleadáshoz nem szükséges a munkafüzetek használata, a találatok egyből Kosárba is helyezhetőek.

A súgóoldal tartalma Kapcsolódó súgóoldalak

 


Munkafüzetbe helyezés


A levéltári egységek munkafüzetbe menthetőek:

  • Munkafuzetbe helyezes ikonEgyszerű vagy Részletes keresés után közvetlenül a találati listáról egyesével vagy többet kijelölve csoportosan. A csoportos munkafüzetbe mentéshez a találati lista mind a négy nézetében a cím előtti jelölőnégyzettel lehet kijelölni a megfelelő találatokat; majd a találati lista fölött megjelenő nyitott munkafüzet („Kijelölt elemek munkafüzetbe mentése") ikonra kell kattintani. Ugyanez az ikon használható a találatok „részletes" és „lista" nézetében az egyes találatoknál; a „csempe" nézetben ez az ikon csak akkor jelenik meg, ha az egeret a megjelenő bélyegkép fölé mozgatjuk; a „struktúra" nézetben pedig csak csoportos munkafüzetbe mentésre van lehetőség.
     
  • A levéltári egység részletes adatainak megtekintése után a Részletes adatok oldalon a struktúra-előnézet fölött látható „Munkafüzetbe mentés" gombra kattintva.
     
  • A levéltári struktúra böngészése során: ekkor a szükséges ikon megjelenítéséhez először egyszer rá kell kattintani a munkafüzetbe mentendő levéltári egység címére.

Az ikonra kattintás után megjelenő párbeszédablakban kell megadni, hogy melyik munkafüzetbe kerüljenek a kiválasztott találatok. Legördíthető az összes korábban létrehozott munkafüzet listája, de amennyiben nincs korábban létrehozott munkafüzete, a találatok munkafüzetbe mentése során is van lehetősége létrehozni új munkafüzetet: a lista elején látható „Új munkafüzet" lehetőség kiválasztása után adható meg az új munkafüzet címe. A „Rendben" megnyomása után történik meg a kiválasztott elem(ek) munkafüzetbe mentése.



Munkafüzetek menüpont

Munkafuzet ikon
A Munkafüzetek menüpont elérhető bejelentkezés után a jobb felső sarokban lenyitható hamburgermenün keresztül, a Kutatóknak menüpontból, illetve az Irányítópulton belül a Munkafüzetek fülön. Ebben a menüpontban érheti el a felhasználó a korábban létrehozott munkafüzeteit, illetve van lehetősége új munkafüzet létrehozására, a munkafüzetek átrendezésére, összevonására és törlésére.

A menüpont jobb oldalán jelennek meg a munkafüzetekre vonatkozó funkciók: van lehetősége új munkafüzet létrehozására, korábban létrehozott munkafüzetek törlésére és összevonására is.

Ezek alatt látható a már létrehozott munkafüzetek listája. A legutóbb elmentett munkafüzet jelenik meg a lista elején. A munkafüzetek címe mellett zárójelben az adott munkafüzetben lévő elemek száma látható. A munkafüzet-funkciók használatához az érintett munkafüzeteket a mellettük található jelölőnégyzetbe kattintva lehet kijelölni.

Egy munkafüzet tartalmának megjelenítéséhez a munkafüzet címére kell kattintani. A munkafüzet tartalma a menüpont jobb oldalán, a keresési találatok „Lista" nézetéhez hasonló elrendezésben tekinthető meg.



Műveletek munkafüzetekkel


Uj ikonÚj munkafüzetet bármikor létre lehet hozni, ehhez a funkcióra kattintás után meg kell adni az új munkafüzet nevét.
 

Kuka ikonMunkafüzet(ek) törléséhez legalább egy munkafüzetet ki kell jelölni, de bármennyi kijelölt munkafüzet törölhető egyszerre. A funkcióra kattintás után egy párbeszédablakban meg kell erősíteni a törlési szándékot. A törlés nem visszavonható!

Osszefuzes ikonMunkafüzetek összevonásához legalább két munkafüzetet ki kell jelölni. Az összevonáskor a kiválasztott munkafüzetek tartalma egy célmunkafüzetben egyesíthető. Legalább két munkafüzet kijelölése után lehet a „Munkafüzetek összevonása" funkcióra kattintani, ekkor megjelenik egy párbeszédablak: itt kell kiválasztani azt a célmunkafüzetet, ahova a kijelölt munkafüzetek teljes tartalmát át szeretné helyezni (ez lehet a kijelölt munkafüzetek egyike, egy másik meglévő munkafüzet, vagy egy újonnan létrehozandó munkafüzet). Az összevonás során a kiválasztott munkafüzetek teljes tartalma átkerül a kiválasztott célmunkafüzetbe, így a többi forrásmunkafüzet az összevonás után üresen marad. Az összefűzés során kiürülő munkafüzetek nem kerülnek automatikusan törlésre. Egy elem egy munkafüzetben csak egyszer szerepelhet, tehát amennyiben a forrásmunkafüzetek tartalmában volt átfedés, az összevonás után a célmunkafüzet elemszáma kisebb lesz, mint a forrásmunkafüzetek elemszámának összege.
 


Műveletek a munkafüzetek tartalmával


A munkafüzetek tartalmával az adott munkafüzet megnyitása után kezdhetünk műveleteket. A megnyitott munkafüzet címe a tartalom listanézete fölött látható. A listaelemek címére kattintva új lapon jelennek meg az elem részletes adatai; az elemek a sor eleji jelölőnégyzettel kijelölhetőek a találati listából ismert további műveletekhez, amelyek a lista feletti ikonsorból kezdeményezhetőek (Munkafüzetbe mentés, Kosárba helyezés). Fontos, hogy a Kosárba helyezés funkció csak akkor lesz aktív, ha a kijelölt elemek mindegyike Kosárba helyezhető!

Munkafuzetbe mentes ikon A Munkafüzetbe mentés funkció használata esetén a kiválasztott elem megmarad a jelenlegi helyén is.
Munkafuzetbe athelyezes ikon A csak itt megjelenő harmadik ikonra kattintva a kijelölt leírási egység át is helyezhető másik munkafüzetbe.
Kuka ikon Az elemek egyesével törölhetőek a munkafüzetből az adott sor végén található kuka ikonra kattintva.
Munkafuzet export ikon A megnyitott munkafüzet teljes tartalma Excel fájlba exportálható a jobb oldali listában a munkafüzet megnyitása után megjelenő negyedik opcióra kattintva.


Fontos tudni, hogy munkafüzetekben mindig az adott levéltári egységek aktuális leírása látható, függetlenül a munkafüzetbe helyezéskor megjelenített adatoktól: amennyiben egy elemet időközben töröltek a levéltári adatbázisból, az a munkafüzetből is el fog tűnni.