Súgó: Kosár – kérésleadás
Az adott évre már beiratkozott, az Elektronikus Levéltári Portálon aktív státusszal rendelkező kutatók a Kosár: kérésleadás menüponton keresztül küldhetnek be online kutatói kéréseket Budapest Főváros Levéltárába és a Magyar Nemzeti Levéltár budapesti kutatótermeibe.
| A súgóoldal tartalma | Kapcsolódó súgóoldalak |
Kutatói státusz
A kérés leadásához aktív kutatói státusz (az adott évre az adott levéltárba érvényes beiratkozás) szükséges, ennek meglétét a portál fejlécében zöld színű ikon, illetve a Kosárban az adott levéltár neve alatt megjelenő „Kutatói státusz: Aktív" információ jelzi. Az aktív státusz eléréséhez kutatói adatlapot kell beküldeni a megfelelő levéltárba. A beküldött adatlapokat a Kutatószolgálat dolgozza fel nyitvatartási időben: a felhasználó kutatói státusza a következő belépésekor aktív lesz azután, hogy a kutatószolgálat kiadta számára az adott évre szóló látogatói jegyet.
Találatok kosárba helyezése
A kérés leadása előtt a Keresés menüpontban lehet tájékozódni a levéltárak nyilvántartó rendszerében, és lehetőség szerint keresési találatokat, illetve a levéltári struktúrából kiválasztott levéltári egységeket kell a Kosárba helyezni. A kosárba helyezett elemek száma a fejlécben piros körben látható.
A kosárba helyezhetőség mindig az adott leírási egység tulajdonsága, nem függ a felhasználó kutatói státuszától. Alapvetően kétféle oka lehet annak, ha egy találat nem helyezhető kosárba: a nem megfelelő szint vagy az esetleges kutatási korlátozások. Előfordulhat, hogy technikai okokból nem kikérhető egy olyan leírási egység, amely egyébként bizonyos feltételek teljesülése esetén (például támogatói állásfoglalással rendelkező kutatók számára) megtekinthető lenne: ilyen esetben a „Jelzet" adatot kell kimásolni a szöveges kikéréshez.
Kosár áttekintése
A Kosár elérhető bejelentkezés után a fejlécben látható (piros körben megjelenő számmal takart) kosárikonra kattintva, a jobb felső sarokban lenyitható hamburgermenün keresztül, a Kutatóknak menüpontból, illetve az Irányítópulton belül a Kosár: kérésleadás fülön. Ebben a menüpontban van lehetőség a korábban kosárba helyezett találatok áttekintésére, szelektálására, és végül a kutatói kérések leadására.
A Kosárban levéltárak, illetve a Magyar Nemzeti Levéltár esetében a levéltáron belül kutatótermek szerint csoportosítva jelennek meg az előzőleg kosárba helyezett levéltári egységek. A Kosár tartalma kijelentkezés után megmarad, a fölösleges elemeket a Törlés oszlopban látható gombbal lehet egyesével (vagy a törlendőket kijelölve a lista alatti „Kijelöltek törlése" gombbal) eltávolítani a listából.
A Jelzet, Megnevezés és Hely (levéltári struktúra környezet) a kiválasztott leírási egység alapadatai. A Súly érték a legtöbb esetben 1 lesz, ez azt mutatja, hogy az adott kérés hány „helyet" foglal el az egyszerre leadható kérések számának vizsgálatakor. Az Elérhető oszlopban a „Nem" azt jelenti, hogy az adott leírási egységre jelenleg van már aktív kutatói kérés: ennek ellenére az új kérést be lehet küldeni, de érdemes arra számítani, hogy a kérés esetleg várólistára kerül, és csak a kértnél jóval későbbi időpontban lesz megtekinthető az anyag. A soronkénti Megjegyzés mezőkben szöveges pontosítást vagy a kutatásra vonatkozó megjegyzést lehet megadni az adott egységhez.
Jelzet szöveges hozzáadása
Más forrásból megállapított levéltári jelzetet (pl. nem kikérhető találat jelzetét, vagy mutatókönyvből, egyéb segédletből kikeresett jelzetet) Budapest Főváros Levéltára esetében a „Jelzet szöveges hozzáadása" gombbal lehet hozzáadni a Kosárhoz.
A megjelenő ablakban a mező által sugalltnál jóval hosszabb, maximum 50 karakter hosszú jelzetet lehet megadni, amely a „Hozzáadás" megnyomása után új sorban jelenik meg a Jelzet oszlopban. Fontos, hogy mindig pontos, teljes levéltári jelzetet kell megadni, amely alapján a kért iratanyag egyértelműen beazonosítható. A szövegesen hozzáadott jelzet megnevezése és elérhetősége szükségszerűen mindig ismeretlen. A Magyar Nemzeti Levéltár esetében ez a funkció nem használható.
A kérések leadásához a Kosárban a megfelelő sorokat előbb ki kell jelölni a sor elején látható jelölőnégyzetbe kattintva. Az adott kutatóteremhez tartozó összes kosárelem kijelölésére, vagy az összes kijelölés megszüntetésére a fejlécben látható jelölőnégyzet kiválasztásával van lehetőség. A kutatótermenkénti „Tovább a kérésleadáshoz" gomb akkor lesz kattintható, ha az adott levéltárra a kutató státusza Aktív, a kosárelemek közül legalább egy ki van jelölve, és a kijelölt kérések súlyozott száma nem lépi túl a teljesíthetőségi határt. A Magyar Nemzeti Levéltár esetében az Országos Levéltár és a vármegyei levéltárak kutatótermei is online fogadják a kutatói kéréseket.
A teljesíthetőségi határ átlépését az adott blokk jobb felső sarkában a „Teljesíthetőség" csík teljes kitöltöttsége és piros színe jelzi: ilyenkor a kérés nem leadható, amíg a kijelölt elemek számának csökkentésével a csík nem kerül vissza a telítetlen narancssárga/zöld állapotba. Fontos, hogy a teljesíthetőségi határ vizsgálatakor nemcsak az aktuálisan leadni kívánt kérések, hanem minden korábban kikért, és még nem visszaadott kérés is számít (ezek a Leadott kérések menüpontban ellenőrizhetők), így előfordulhat, hogy éppen egyetlen további kérés sem adható le. A teljesíthetőség levéltáranként külön számolódik, és csak azokra a levéltárakra értelmezhető, amelyekben a kutatói státusz aktív. Mivel ez a rendszer által automatikusan számolt érték, előfordulhat, hogy a sikeresen leadott kérések mégis túllépik a Kutatási szabályzat által megengedett mennyiséget, és egyszerre nem teljesíthetők.
A „Tovább a kérésleadáshoz" gomb megnyomása után még hátra van egy következő lépés: az ezután megjelenő képernyőn lehet a kérés egészére (minden kiválasztott levéltári egységre) vonatkozó megjegyzéseket megadni, illetve módosítani a betekintés kért napját. Alapértelmezetten a legkorábbi kiválasztható dátum jelenik meg, ehelyett igény esetén lehet későbbi időpontot is választani. A kérés beküldéséhez még az itt látható „Kérés leadása" gombra is rá kell kattintani.
A beküldött kérések a Leadott kérések menüpontban tekinthetők meg. Érdemes már rögtön a kérések leadása után ellenőrizni, hogy azok bekerültek-e a leadott kérések közé, de ilyenkor szükség lehet az oldal újratöltésére (F5 billentyű), mert az új kérések csak néhány másodperc elteltével jelennek meg a listában.